Case: Danmarks Frie Forskningsfond

Ender vi med at spilde vores penge på det her, fordi det er for kort tid?”

-Den bekymring havde Troels Rask Andersen, Områdeleder for Danmarks Frie Forskningsfond, da han kontaktede Officekursus.dk i november 2021. Troels og hans team stod nemlig over for en udfordring, som de skulle have løst inden årets udgang.

Udfordring:

Danmarks Frie Forskningsfond er et dansk forskningsråd, der fordeler midler til de bedste forskere. I den forbindelse afholdes der møder med eksterne parter i gennemsnit hver tredje dag, som alle afføder lange dagsordener og notater, som i sidste ende skal samles i én stor dagsorden i Microsoft Word.

Men det er ikke altid nemt at udarbejde store dokumenter i Word, uden at det hele rykker sig rundt, og det tager tid, når det hele skal udføres manuelt:

“Dét at samle alle disse notater til én ens dagsorden, det tager tid og det skubber rundt på en masse formateringer i Word. Det ændrer på overskrifter, når man kopierer et nyt ind. Så det ville vi gerne have hjælp til at få gjort automatisk, og derfor fik vi jer til at udvikle et redskab via Excel og via programmering, som kan tage alle de her enkeltstående Notater og samle dem til én stor dagsorden, som er formateret helt ens, så det er samme formatering, der kører igennem det hele, og at der ikke er én person, der skal sidde og gøre det manuelt”

Løsning:

Troels og hans medarbejdere havde brug for en automatiseret løsning, der ved hjælp af Excel og programmering, kunne samle de enkelte notater til én stor dagsorden i flot formatering, og reducere tidsforbruget, som de brugte på opgaven.

Gennem tæt samarbejde og regelmæssig feedback, dialog og tests udviklede Officekursus.dks konsulent, Frederik, et automatiseret redskab, der sparede fonden tid og eliminerede behovet for manuel samling af notater og formatering af dagsordenen:

“Vi havde et opstartsmøde med Frederik, hvor vi fortalte og havde lavet en lille mock-up model til ham ift. hvordan vi tænkte det kunne se ud og hvad det skulle kunne, hvor han så kom med en masse input til og forslag til. Og så brugte han de to første uger på at strikke noget sammen, for at kunne se hvordan det kunne lykkes. Og så fik vi noget tilbage, som vi kunne teste, og så kørte vi frem og tilbage derfra, testede, kom med ændringsforslag, snakkede med Frederik over Zoom ift. hvordan vi skulle gøre og teste”

Resultat:

Efter implementeringen af den automatiserede løsning, blev den manuelle proces reduceret markant:

“200 timer på at samle det. Altså fordi der er noget hver tredje dag, og det tager tid alt sammen. Og lige pludseligt var der én person, der havde brugt en hel dag på det… Jeg vil skyde på at der bliver brugt omkring 30 timer om året på det nu.”

Det er altså en betydelig tidsbesparelse, som fonden har opnået, efter implementeringen af det nye redskab, og Troels forventer at effektiviteten stiger yderligere, når brugerne bliver fuldt fortrolige med det nye værktøj.

Nu står Troels og hans team med et velfungerende redskab, på trods af den korte deadline på opgaven:

“Vores primære bekymring det var om I kunne nå det. Altså er det muligt at nå at forstå opgaven i tilstrækkelig grad til at vi kan få noget, der giver mening. Det var vores bekymring; ender vi med at spilde penge på det her, fordi det er for kort tid? Men man må sige at I sagtens kunne levere et godt produkt på kort tid. Altså udover redskabet i sig selv, som vi er virkelig glade for, så har det været den der fleksibilitet I har udvist, og at I havde en mand, der kunne hjælpe os mellem jul og nytår for at nå i hus med det her.”