Sådan bruger du Cc og Bcc i Outlook
Outlook er et e-mailprogram, der giver os brugere mulighed for at sende og modtage e-mails effektivt. En vigtig del af e-mailkommunikation er korrekt brug af felterne Til, Cc og Bcc. I dette blogindlæg vil vi kigge på, hvad de enkelte felter bruges til, hvornår man bør og især ikke bør bruge dem.
Felterne Til, Cc og Bcc
Til feltet
Dette felt bruges til at angive de primære modtagere af e-mailen. Disse modtagere forventes at reagere på eller følge op på indholdet af e-mailen – altså at foretage noget aktivt.
Hvad betyder Cc feltet
Cc betyder Carbon Copy og relaterer tilbage til da man skrev breve på skrivemaskiner. For at lave en kopi af et brev, lagde man et stykke karbonpapir ind mellem 2 almindelige stykker papir, når man skrev. I Outlook bruges Cc-feltet til at sende en kopi af e-mailen til andre modtagere, som ikke nødvendigvis skal reagere på indholdet, men som måske skal være opmærksomme på det.
Alle modtagere i Til- og Cc-felterne kan se hinandens e-mailadresser!
Hvad betyder Bcc feltet
Bcc betyder Blind Carbon Copy – altså en ”blind kopi” som igen betyder at andre ikke kan se, at der er sendt en kopi af mailen til denne modtager. I Outlook bruges feltet altså til at sende en kopi af e-mailen til modtagere, uden at deres e-mailadresser er synlige for andre, hverken Tll- Cc- eller andre Bcc-modtagere.
Dette er nyttigt ved masseudsendelser, hvor man ønsker at beskytte modtagernes privatliv og overholde persondataloven. Det er dog vigtigt at påpege, at Bcc-modtagerne kan se både Til- og Cc-modtagerne
Hvad er forskellen på cc og bcc
Forskellen på Cc og Bcc er altså om andre kan se, at man har fået en kopi af mailen
Der er forskel på, hvordan man sætter modtagerne ind, afhængigt om du bruger den klassiske Outlook eller den nye Outlook.
Brug af felterne Til, Cc og Bcc i klassisk Outlook
Når du klikker på Ny mail, åbnes dette vindue:
Felterne Til og Cc er synlige. Du kan taste modtagernes mailadresser direkte ind i de to felter og vil opleve at Outlook kommer med forslag, efterhånden som du skriver. Du kan også klikke på én af knapperne, Til eller Cc og åbne adressekartoteket:
Her kan du markere et navn på listen og derefter klikke på én af knapperne Til, Cc eller Bcc og på den måde tilføje modtagerne af de forskellige typer:
Slut af med at klikke OK og formularen lukker og modtagerne er sat ind:
Bcc feltet er automatisk dukket op, fordi det er i brug – ellers er det skjult.
Hvordan sætter man bcc på i outlook?
Vil du have Bcc-feltet frem i formularen uden at åbne adressekartoteket, skal du klikke på fanen ’Indstillinger’ i båndet og klikke på knappen Bcc for at slå feltet til i mailformularen.
Derefter kan navne eller adresser tastes direkte ind i felterne.
Brug af felterne Til, Cc og Bcc i den nye Outlook
Når du starter på en ny mail i den nye Outlook, vises mailformularen:
Felterne Til og Cc er synlige og navne eller mailadresser kan tastes direkte ind. Men Bcc feltet er ikke synligt. Du kan klikke på knappen Bcc ovre til højre i formularen, for at få det frem:
Derefter kan feltet udfyldes ligesom de andre felter.
Klikker du på Til eller Cc, dukker dit adressekartotek op, men du kan her IKKE vælge at modtagerne skal være andet end det, du klikkede på, så klikker du på Til, kan du kun vælge Til-modtagere:
Når du har valgt Til-modtagerne, klikker du OK og gentager processen for eventuelle Cc-modtagere.
Det samme gælder, hvis du skal have Bcc-modtagere på, men husk at aktivere Bcc feltet først.
Bcc feltet kan også slås til ved at klikke på fanen Indstillinger i båndet – og derefter sætte flueben i feltet ’Vis bcc’
Vær opmærksom på at det ikke er en indstilling, der bliver gemt, så du skal aktivere Bcc feltet hver gang det skal bruges i en meddelelse. Vil du have feltet Bcc synligt altid, skal du klikke på knappen ’Indstillinger’i øverste højre hjørne af Outlook vinduet:
Og i dialogboksen vælge Mail – Skriv og svar og sætte flueben i Vis altid Bcc:
Hvornår man ikke bør bruge felterne
Til
Undgå at bruge Til-feltet til masseudsendelser, da alle modtagere kan se hinandens e-mailadresser, hvilket kan overtræde persondataloven.
Cc
Undgå at bruge Cc-feltet til masseudsendelser af samme grund som ovenfor. Undgå også at cc’e personer, der ikke behøver at være opdateret om indholdet.
Bcc
Undgå at bruge Bcc-feltet til at skjule vigtige modtagere, der forventes at reagere på indholdet.
Konklusion
Korrekt brug af felterne Til, Cc og Bcc i Outlook er afgørende for effektiv og sikker e-mailkommunikation. Ved at følge denne vejledning kan du sikre, at dine e-mails når de rette modtagere, samtidig med at du beskytter deres privatliv.
Vil du vide mere om Outlook, herunder hvordan du arbejder effektivt med programmet, så tag et kig på vores kursus i Effektiv brug af Outlook eller se vores blog indlæg:
