Hvordan deler man kalender i Outlook
Det kan være praktisk, nødvendigt, eller et decideret krav på arbejdspladsen, at dele sin Outlook kalender med andre kollegaer.
På de fleste arbejdspladser, ER kalenderes allerede delt, så dine kollegaer kan se OM du har aftaler i din kalender, men ikke hvad aftalerne går ud på eller hvad de indeholder.
Grunden til at kalenderen allerede er delt på den måde er, at når der skal laves mødeindkaldelser, så skal Outlook kunne se, om du er ledig eller optaget, så mødeindkalderen kan tage stilling til mødets start- og sluttidspunkt.
Det kan imidlertid være nødvendigt at give én eller flere kollegaer rettighed til at se mere i din kalender – eller decideret til at kunne oprette, ændre og slette aftaler i din kalender. Disse måder at dele kalenderen på, kommer vi igennem her.
Vær opmærksom på at Outlook, i øjeblikket findes i to versioner: den ”Gamle” Outlook – og den ”Nye” Outlook.
Del din kalender i den gamle Outlook
Start Outlook – skift til Kalender og find punktet Del kalender op Hjem-fanen i båndet:
I undermenuen, der kommer frem, klikker du på Kalender under din egen mailadresse:
Denne dialogboks dukker op – det er her du filføjer kollegaer og evt. ændrer rettigheder for kollegaer, som allerede har adgang til din kalender.
Her ses indstillingen at Standard (som er alle i din organisation) kan se Ledig/Optaget tid. Hvilke rettigheder, der skal gives, vælges ved at sætte indstillingerne i de fire felter, Læs, Skriv, Slet elementer og Andet.
Det er muligt at klikke i drop-down boksen Tilladelsesniveau og vælge én af de foruddefinerede indstillinger:
Hver rolle laver blot en foruddefineret kombination af indstillingerne i de fire felter.
Har du brug for at tildele én eller flere kollegaer særlige rettigheder i din kalender, gøres det ved at klikke på knappen Tilføj:
Som åbner adressekartoteket:
Her finder du den, eller de, kollegaer, som skal have rettigheder og klikker på Tilføj efter hver af dem. Slut af med at klikke OK
Tilbage i dialogboksen, kan du nu se kollegaen/kollegaerne og kan tildele rettigheder ved at markere et navn og ændre tilladelserne enten ved at vælge en foruddefineret rolle – eller ved at vælge indstillinger i de fore felter, som kan medføre en rolle, som bare kaldes Brugerdefineret
Fortsæt til alle kollegaer har fået roller og afslut med klik på OK
Del din kalender i den ny Outlook
For at tildele rettigheder eller ændre eksisterende rettigheder i din kalender i den Ny Outlook, skal du starte Outlook og skifte til din kalender.
I båndet, øverst, skal du klikke på knappen Del kalender:
Denne dialogboks dukker op:
Her ses igen standardindstillingen at Personer i min organisation – Kan få vist, når jeg er optaget (det, der hed Ledig/Optaget tid i den Gamle Outlook)
Skal indstillingen ændres, åbnes Drop-downboksen og giver disse muligheder:
I det nye Outlook er der ikke så mange valgmuligheder/roller, som i den gamle. Rollerne giver følgende rettigheder:
Ikke delt: Ingen af dine kollegaer har adgang til din kalender. Bør ikke sættes som standard
Kan få vist, når jeg er optaget: Dine kollegaer kan kun se, hvornår du er optaget eller ledig, men ingen detaljer om begivenhederne. Er normalt sat som standard
Kan få vist titler og placeringer: Dine kollegaer kan se, hvornår du er optaget eller ledig, samt titler og placeringer for dine begivenheder.
Kan få vist alle detaljer: Dine kollegaer kan se alle detaljer om dine begivenheder, inklusive beskrivelser og deltagere, men kan ikke foretage ændringer.
Kan redigere: Dine kollegaer kan oprette, redigere og slette alle emner i din kalender, ikke kun dem, de selv har oprettet. Bør IKKE sættes om standard
Når du har valgt en rolle, lukker du blot dialog boksen igen – der er ingen GEM-knap.
Skal du tilføje en kollega, som skal gave andre rettigheder, skal du starte på at skrive kollegaens navn eller mailadresse i feltet Angiv en mailadresse…
Så snart du begynder at skrive, kan der dukke forslag op:
Når den ønskede kollega er dukket op, klikker du på vedkommende – og tildeler den rolle, vedkommende skal have. Bemærk her, at rollerne er lidt forskellige fra den generelle deling:
Der kan ikke vælges Ikke delt – man kan altså ikke blokere enkelte kollegaer fra sin kalender. Men man kan gøre kollegaen til Stedfortræder, som betyder at vedkommende, ud over at kunne redigere, også kan modtage og besvare mødeindkaldelser på dine vegne.
Vælg den ønskede rolle og klik på Del.
Vedkommende vises nu, med de roller, du har tildelt.
Skal du ændre en kollegas rettigheder, tildeler du blot en ny rolle – skal du fjerne alle kollegaens rettigheder, klikker du på papirkurven. Kollegaen beholder de rettigheder, der er tildelt under Personer i min organisation
Bliv bedre til Outlook
Vil du lære mere om Outlook, så tag et kig på vores Outlook kursus oversigt eller tag vores E-learning kursus i Effektiv brug af Outlook
