Oprettelse af Autosvar i Outlook
Dette blogindlæg er en guide til dig, så du ved hvordan sætter man autosvar i Outlook.
Guiden er lavet til både den “gamle” Outlook også kaldet klassisk Outlook samt den nye version af Outlook.
LÆS OGSÅ: Del kalender outlook
Hvad er et Autosvar
Autosvar i Outlook er en funktion, der kan besvare mails, du får tilsendt, mens du er på ferie, på kursus eller af en anden årsag, ikke har adgang til, og kan læse, dine mails.
Autosvar funktionen kan sende et svar til dem, der skriver til dig mens du er væk. Autosvaret bliver kun sendt én gang – så hvis den samme person skriver til dig igen, mens din Autosvar funktion er slået til, så får vedkommende kun et autosvar første gang i den samme periode du er fraværende. Derfor er det praktisk, at du, i dit autosvar, husker at nævne hvornår du er tilbage.
Mens din autosvar funktion er slået til, kan du også lave en regel, så den mail, du modtager, bliver videresendt til en kollega. Det kan også være praktisk at nævne det, i dit autosvar – eller netop at nævne, at din mail IKKE bliver behandlet, mens du er væk. Du kan så, i stedet, oplyse kontakt oplysninger til din kollega eller anden, der kan besvare henvendelserne.
Lad os kigge på, hvordan man laver et Autosvar i Outlook.
Få tilsendt guiden om Autosvar i Outlook
*ved tilmelding accepterer du at modtage nyhedsbreve fra Officekursus samt vores privatlivspolitik.
Hvordan laver jeg Autosvar i Outlook
Start med at klikke på fanen Filer, i øverste venstre hjørne af skærmen.
I visningen, der dukker op, skal du klikke på knappen Automatiske svar ved Autosvar (Fraværende)
Det giver denne dialogboks:
Her er indstillingen standard sat til ”Send ikke autosvar”. Ved at sætte markeringen til ”Send Autosvar” aktiveres funktionen. Nu kan du vælge hvad der skal stå i Autosvaret, ved at udfylde feltet under fanen ”I min organisation”
Som det fremgår, bliver beskeden kun sendt én gang – og beskeden bliver kun sendt til dine kollegaer og ikke til personer, som skriver til dig ”udefra”. Vil du aktivere funktionen, så den også sender besked til udefrakommende, skal du klikke på fanen ”Udenfor min organisation”, som er slået fra som standard. Her kan du igen udfylde feltet – med en mere formel besked:
Bemærk at du kan vælge om autosvaret KUN skal sendes til dine eksisterende kontakter – eller til ALLE, udenfor organisationen, som skriver til dig. Undersøg evt. firmaets politik da nogle virksomheder forbyder at sende autosvar udenfor organisationen, for ikke utilsigtet at svare eventuelle spammere, som bare skal undersøge om en mailadresse er eksisterende…
Opsæt en regel til at videresende dine mails
Hvis du har skrevet i dit Autosvar, at din mail videresendes til en kollega, kan du sætte en regel op, som videresender dine mails til kollegaen mens Autosvaret er aktivt. Det gør du ved at klikke på knappen ”Regler…” nederst i dialogboksen.
Det åbner denne dialogboks:
Hvor du kan klikke på ”Tilføj regel” så denne dialogboks dukker op:
I den øverste del af dialogboksen, kan du definere hvilke mails eller hvilke afsendere, reglen skal videresende fra. Hvis den øverste del ikke udfyldes, bliver AL mail sendt til dig behandlet af reglen.
I nederste del af dialogboksen, kan du definere hvem reglen skal videresende til ved at skrive din kollega ind i feltet ”Videresend” – f.eks.
Når reglen er færdig, klikker du OK øverst til venstre og får en oversigt over din(e) regel(er):
Her kan du tilføje flere regler – eller redigere de eksisterende regler. Klik igen OK for at komme tilbage til dialogboksen ”Automatiske svar”. Når du forlader kontoret og skal aktivere det automatiske svar, klikker du på indstillingen ”Send autosvar”:
Send kun autosvar i en bestemt periode
Du kan vælge at autosvaret kun skal sendes i en bestemt periode, så hvis du f.eks. er tilbage på arbejde om mandagen, så behøver autosvaret ikke blive sendt i weekenden, så de kan automatisk deaktivere autosvaret f.eks. kl. 17 om fredagen.
Det gør du ved at sætte flueben i feltet ”Send kun i dette interval”
Så du kan aktivere autosvaret allerede fredag eftermiddag, men den træder først i kraft kl. 17:00 – og den deaktiveres automatisk efterfølgende fredag kl. 17:00
Slå autosvaret fra igen
Når du har lavet alle indstillinger og klikket OK, kan du se i Filer-menuen, at Autosvaret er slået til
(med mindre du har defineret at autosvaret først skal aktiveres senere jfr. ovenstående)
Her kan du altid klikke på ”Slå fra” for at deaktivere autosvaret.
Du kan også se, når du starter Outlook efter ferien eller kurset, at Autosvaret er aktiveret:
Og her kan du tilsvarende stå det fra.
Indstillingerne og teksterne i autosvaret bliver gemt, også når du deaktiverer det – så kan du genbruge indstillingerne (og rette datoerne) næste gang du ikke er til stede. Har du tilføjet en regel, der videresender gennem autosvaret, er den ikke aktiv, når autosvaret deaktiveres men aktiveres igen næste gang du aktiverer reglen. Kontroller derfor om det er den samme person, der skal videresendes til ved hjælp af autosvaret.
Opsætning af Autosvar i den Ny version af Outlook
Denne vejledning dækker både den ny version af Outlook – og Online versionen, Microsoft365, via outlook.com – eller office.com
Klik på fanen Få vist i øverste venstre hjørne af vinduet – og klik på Visning af indstillinger
I dialogboksen, der dukker op, klikker du på Konti – og derefter på Autosvar
Her dukker dialogboksen til at indstille autosvaret op. Start med at aktivere autosvaret, ved at klikke på skyderen, Aktiver autosvar.
Udfyld derefter Send autosvar indenfor organisationen
Tag stilling til, OM der skal sendes autosvar udenfor organisationen – og om det evt. kun er til dine eksisterende kontakter udenfor organisationen, der skal have autosvar.
Her er det også muligt her at vælge om autosvaret kun skal sendes i en del af perioden med Send kun svar i en periode.
Slut af med at klikke Gem og luk dialogboksen.
Bliv bedre til Outlook
Signatur Outlook: Guide
til opsætning af din Outlook signatur
Hos Officekursus er vi eksperter i at undervise i Office programmerne, herunder Outlook kursus. Kontakt os i dag hvis du vil have hjælp til Outlook kursus. Vi tilbyder undervisning fysisk, online eller som E-learning.
