Genvejstaster Excel

Selv om musen er mange Excel brugerens bedste ven, så er der alligevel en del Excel genvejstaster, som kan gøre arbejdet lettere og hurtigere i hverdagen. Der er også mange, som helt undlader at bruge musen af forskellige årsager – og her er genvejstaster helt uundværlige.

I Excel og resten af Microsoft 365 er der to måder at lave genveje på. Der er de direkte genvejstaster, som f.eks. Ctrl+C til at kopiere eller Ctrl+P til at printe hvor tastekombinationen alene aktiverer en kommando. 

Syntaksen i Genveje

Genveje og genvejstaster skrives på forskellige måder. Hvis der f.eks. står: Ctrl + F betyder det at Ctrl-tasten skal holdes nede mens der trykkes på F. Genvejstasten laver fed skrift i den danske version af Excel – men starter Søg-funktionen i den engelske version, hvor man så laver fed skrift med Ctrl+B (for Bold).

Står der f.eks: Alt, G, 7 betyder det at tasterne skal trykkes ned OG SLIPPES én ad gangen. Denne genvej aktiverer Stavekontrollen.

Hvis der indgår tal i genvejstasten, så skal tallet, som tommelfingerregel, aktiveres på det alfanumeriske tastatur – altså ét af tallene i toppen af tastaturet – ikke på det numeriske tastatur, som på nogle tastaturer sidder ovre til højre.

Praktiske Excel genvejstaster

F2

Med genvejstasten F2 kan du åbne en celle og sætte den i redigeringstilstand. Det betyder at du kan rette i indholdet i cellen, så du ikke behøver slette det hele og starte forfra med indtastningen. Når du står på cellen og trykker F2, vil du se at der kommer en blinkende skrivemarkør frem i cellen. Den kan du flytte frem og tilbage med piletasterne, så du kan rette hvor det er nødvendigt. Når du er færdig med at rette, trykker du på Enter for at afslutte redigeringen.

F2 kan også være praktisk i en anden sammenhæng, nemlig hvis du har en dialogboks åben, hvor du i et af felterne i dialogboksen skal referere til en celle eller et celleområde i regnearket i baggrunden – f.eks. som her:

Skrivemarkøren ses for enden af cellereferencerne, men hvis du trykker pil-venstre for at rette noget i referenceområdet, begynder den at sætte cellereferencer ind i stedet for at flytte skrivemarkøren til venstre:

Trykker du F2 inden du begynder at flytte skrivemarkøren med piletasterne, kan du undgå dette så skrivemarkøren i stedet bevæger sig hen, hvor di vil have den:

F4

F4-tasten har to funktioner. Hvis du IKKE er i gang med at skrive en formel (har tastet et = først) betyder F4-tasten ’Gentag sidste handling’. Hvis du f.eks. lige har lavet fed skrift i én celle, kan du bare markere den næste celle og trykke F4 for at gentage handlingen ’Fed skrift’. Husk – det er den SIDSTE handling, du har lavet, der gentages.

Men F4 er nok mere kendt for at lave $$ i en cellereference og dermed lave en absolut reference. Hvis du har lavet en formel, som skal kopieres, så kan man ”låse” en eller flere cellereferencer, så de ikke følger med ned i takt med at formlen kopieres nedad. Her er f.eks. lavet en opstilling, hvor der skal beregnes nogle priser inkl. moms.:

Hvis formlen kopieres ned til cellen nedenunder, vil den regne forkert:

Referencen, der før hed E2 er blevet til E3 efter kopieringen – den skulle altså have været låst. Det kan du gøre ved at stille blinkemarkøren ved referencen E2 inden du kopierer:

Og trykke på F4:

E2 er nu blevet til $E$2 som betyder at referencen nu ikke vil ændre sig, når den bliver kopieret:

$E$2 referer stadig til momssatsen i celle E2 – også når formler kopieres resten af vejen ned.

Skulle du have behov for kun at sætte ét af dollartegnene, kan du trykke på F4 flere gange. Første gang du trykker, får du begge dollartegn: $E$2. Trykker du igen får du kun det sidste dollartegn: E$2. Én gang mere giver kun det første dollartegn: $E2 og trykker du fjerde gang, fjernes dollartegnene, så du har E3 tilbage. Trykker du F4 igen, starter den forfra med dollartegn.

Vil du vide mere om formler med dollartegn og hvordan de bruges, kan du klikke her: Formler med dollartegn.

Ctrl-tasterne og Shift-tasterne

Ctrl og Shift tasterne bruges til mange genveje i Windows miljøet. Begge taster findes i begge sider af tastaturet. Ctrl-tasten er som regel mærket med ”Ctrl” men Shift-tasten kan nogle gange bare være markeret med en pil, der peger opad (bred eller smal):

Ctrl+mellemrum & Shift+mellemrum

De to genvejstaster har næsten samme funktion, men Ctrl+mellemrum bruges til at markere hele den kolonne, din markør står i, hvor Shift+mellemrum markerer den række, din markør står i. Skal du markere hele kolonne A, klikker du på en tilfældig celle i kolonne A og trykker Ctrl+mellemrum:

Cellen du stod i da du aktiverede genvejen, har en hvid baggrund for at indikere at det er den aktive celle. Det er vigtigt at være opmærksom på, at den ER med i markeringen.

Vil du markere hele række 2, klikker du på en tilfældig celle i række 2 og trykker Shift+mellemrum:

Hele række 2 er markeret og B2, hvor vi startede, er markeret som aktiv med den hvide baggrund.

Ctrl++ & Ctrl +-

Ctrl plus plus og Ctrl plus minus – altså hold Ctrl nede og tryk enten + (plus) eller – (minus)

Ctrl++ er genvejstasten til ”Indsæt celle” – men den reagerer forskelligt afhængigt af, hvad du har markeret, inden dy trykker på genvejstasten. Står du i en enkel celle, vil den gerne vide om du KUN vil indsætte en enkelt celle – og hvor den i givet fald, skal gøre af den celle, der er der i forvejen:

Du kan vælge om den skal skubbe de eksisterende celler til højre – eller nedad. Ingen af delene er praktisk i dette eksempel, da det kan ødelægge strukturen i tabellen og formlerne. I stedet bør du vælge at indsætte enten en hel række – eller en hel kolonne.

Dialogboksen med valgmuligheder dukkede kun op fordi vi havde valgt en enkelt celle – derfor har Excel brug for at vide, hvad vi vil.

Havde vi i stedet markeret en hel række – eller en hel kolonne – evt. med genvejstasterne fra tidligere – så havde den bare indsat en række eller kolonne afhængigt af markeringen.

Skal du i stedet slette celler/kolonner/rækker, kan du bruge Ctrl+-. Hvis du ikke markerer noget og trykker genvejen, bliver du spurgt hvordan du vil ”lukke hullet” der vil opstå, hvis du sletter en enkelt celle:

Du kan enten flytte de resterende celler mod venstre – eller opad. Ingen af delene er anbefalelsesværdige i dette eksempel, da det kan ødelægge strukturen og formlerne i tabellen. I stedet bør der slettes en hel kolonne eller en hel række.

Havde vi markeret en kel kolonne eller en hel række, ville den bare slette kolonnen eller rækken med Ctrl+-.

Vær opmærksom på, at du kan markere flere celler, kolonner eller rækker og indsætte eller slette dem alle på én gang.

Ctrl + Piletaster

Piletasterne benyttes til at flytte fokus fra én celle til en anden celle i Excel. Markøren flyttes én celle i pilens retning, når der trykkes – men du kan også holde en piletast nede og flytte markøren hurtigt i pilens retning.

Piletasterne kan kombineres med Ctrl-tasten, så markørbevægelsen bliver til et spring, men det er forskelligt hvor langt markøren springer.

Har du placeret din markør i et dataområde eller i en tabel, vil markøren kun springe indenfor tabellens rammer – Ctrl+pil-højre vil springe til den sidste kolonne i dit dataområde – og Ctrl+pil-ned vil springe til en sidste række i dit data område. Vær dig opmærksom på, at hvis der er en tom celle – eller en tom række/kolonne undervejs, så vil markøren stoppe dér.

Står din markør i stedet udenfor et dataområde, vil den springe ud til sidste kolonne (XFD) eller ned til sidste række (1.048.576)

Er du havnet meget langt ude/nede i dit regneark, kan du altid komme retur til celle A1 med genvejstasten Ctrl+Home.

Ctrl+Shift+piletaster

Markørbevægelserne, som gennemgået ovenfor, kan ændres til markeringer, blot ved at holde Shift-tasten nede sammen med Ctrl+piletaster.

Vil du f.eks. markere alle celler i kolonne A som indeholder data, kan du placere markøren i celle A1 (eller den første/øverste celle, der indeholder data) og trykke Ctrl+Shift+pil-ned. Dermed bliver alle celler MED DATA i kolonne A markeret.

Tilsvarende kan du, for at markere alle celler i række 1, som indeholder data, placere markøren i celle A1 og trykke Ctrl+Shift+pil-højre og dermed markere alle celler i række 1, der indeholder data.

Vær opmærksom på, at den stopper markeringen, hvis der undervejs er en tom celle/kolonne/række.

Ctrl+PgDn & Ctrl+PgUp

PgDn (Page Down) og PgUp (Page Up) tasterne kan sidde forskellige steder på et tastatur, så brug lige 2 sekunder på at finde dem. De bruges normalt til at bladre ét skærmbillede op eller ned, f.eks. når man kigger en tabel igennem i Excel. Men kombineres de med Ctrl-tasten kan de bruges til at bladre mellem arkene i en Excel Projektmappe:

Ctrl+PgUp = ét ark til venstre – Ctrl+PgDn = ét ark til højre

Esc-tasten

Escape tasten (Esc-tasten) sidder altid i øverste højre hjørne af tastaturet. Den har samme funktion i stort set alle programmer, nemlig at afbryde den handling, man er startet på. Hvis du er startet på at taste en tekst eller en formel i en celle og opdager at du ikke skal skrive dér alligevel, trykker du på Esc-tasten. Har du åbnet en celle i redigeringstilstand (f.eks. med F2 – se tidligere i dette blog-indlæg) kan du afbryde redigeringen og forlade cellen uden der bliver ændret noget ved at trykke på Esc-tasten.

I det hele taget bruges Esc-tasten til at afbryde. Det kan være at vende tilbage fra fuldskærmsvisning – eller til at lukke en dialogboks uden at lave ændringer – kort sagt; Din nødudgang.

Trinvise genveje

Fordelen ved de direkte genvejstaster er, at de er hurtige at lave. Ulempen er at de kan være svære at huske – og medmindre man bruger dem tit, har man tendens til at glemme dem. Derfor kan det være en fordel også at kende til de trinvise genveje, som vi kigger på her

De trinvise genveje er starter altid med et tryk på Alt-tasten som sidder lige til venstre for mellemrumstasten. Vær opmærksom på at Alt Gr-tasten, til højre for mellemrumstasten IKKE kan bruges.

Når der er trykket på Alt-tasten (den skal ikke goldes nede) skal vi finde ud af, hvilken tast, der nu skal trykkes på, for at komme videre. Det fremgår af båndet i programmet. Efter et tryk på Alt-tasten bliver der vist et bogstav på hver af fanerne i båndet:

Afhængigt af hvilken fane du skal hen til, trykker du på det bogstav, der vises på fanen, på tastaturet. Skal du hen på fanen Gennemse, trykker du altså på G. Dermed åbnes fanen Gennemse:

På fanen Gennemse har alle kommandoerne nu fået bogstaver, bogstavs-par eller tal. På kommandoen Ny Kommentar vises et C, så her trykkes bare C. Stavekontrol har fået et 7-tal, så her trykkes bare 7.

Nogle af kommandoerne har fået to bogstaver eller et bogstav og et tal. Her trykkes tasterne én ad gangen – de skal ikke holdes nede. Når den sidste tast er tastet, aktiveres kommandoen.

Er du kommet ind på en forkert fane kan du trykke én gang på Esc-tasten for at komme ét trin tilbage.

Betjen værktøjslinjen Hurtig adgang med trinvise genveje

I øverste venstre hjørne af Excels vindue, finder du værktøjslinjen Hurtig adgang. Her ligge som standard nogle kommandoer – og du kan selv tilføje yderligere kommandoer.

Disse kommandoer kan også aktiveres med trinvise genveje. Tryk en enkelt gang på Alt-tasten:

Kommandoerne er nu blevet forsynet med tal – tryk på det tal, der vises på den kommando, du vil aktivere. Da der kun kan trykkes på ét tal, virker dette kun for de første 9 kommandoer i værktøjslinjen Hurtig adgang.

Vi har lavet andre blogindlæg, som er releteret til genvejstaster:

Blog indlæg: brug af Office programmerne uden mus

Blog indlæg: tilpasser værktøjslinjen Hurtig adgang  

Vil du bare gerne vide mere om Officekursus.dk og vores kurser, så klik her