Effektivisering er et nøgleord for enhver succesfuld virksomhed. Lær hvorfor effektivisering er vigtigt, og hvordan det kan bruges til at forbedre virksomhedens processer og skabe konkurrencefordele.
Hvad er effektivisering?
Effektivisering betyder helt konkret en kombination af værdiskabelse og den mest optimale ressourceudnyttelse – for eksempel i forhold til arbejdsgange, organisering og it.
Det handler altså om at få mere ud af de ressourcer man har.
Effektivisering af processer på en arbejdsplads kræver, at ledelsen og medarbejdere har de rette kompetencer og den nødvendige mængde motivation for at udfordre nuværende arbejdsprocesser. Men det er også effektivisering, der gør virksomheder konkurrencedygtige.
Se også: Hvad er digitalisering? – Eksempler på effektivisering
Hvorfor er effektivisering nyttigt?
Der findes flere grunde til, at effektivisering er en fordel. Helt lavpraktisk skaber effektivisering nemlig lavere omkostninger, færre fejl og øget kvalitet.
Den stigende globalisering gør markedet meget mere konkurrencepræget, og det gør, at virksomheder skal arbejde hurtigere og billigere. Derfor er intern effektivisering af arbejdsgange en fordel, frem for eksempelvis at nedlægge afdelinger eller afskedige medarbejdere.
Mange tror at effektivisering på arbejdspladsen er lig med at stresse medarbejderne, fordi det skaber et billede af at alt skal gøres hurtigt, og det går ud over grundigheden. Men det er imidlertid ikke sådan, det hænger sammen.
Faktisk opnår medarbejdere helt omvendt et højere niveau af trivsel, når de arbejder på en arbejdsplads, hvor arbejdsgange er effektiviseret. Effektivisering skaber nemlig ofte også mere struktur og forenkling af opgaver.
Se også: Optimering af arbejdsprocesser – effektiviser din arbejdsplads
Eksempler på effektiviserende midler
Nedenfor vil vi give 2 eksempler på hvordan digitalisering og automatisering kan effektivisere arbejdsprocesser:
1. Excel-skabeloner
Excel-skabeloner og skabeloner i det hele taget effektiviserer i den grad manuelle arbejdsopgaver. Man undgår at skulle opbygge forskellige formater fra bunden hver gang, og man øger samtidig kvaliteten ved at udvælge de bedste skabeloner. Excel har skabeloner til alt fra fakturaer, kalender, årshjul m.m.
2. Bookingsystem på restauranter
Et eksempel på digitalisering i praksis, hvor målet har været effektivisering, er implementeringen af et online bookingsystem på en restaurant. Ved at automatisere bookingsystemet kan restaurantejerne spare tid og ressourcer på at administrere reservationer manuelt. Samtidig kan kunderne nu nemt og bekvemt booke bord online, hvilket øger deres tilfredshed og sandsynligheden for gentagne besøg. Dette er blot et af mange eksempler på, hvordan digitalisering kan effektivisere og optimere arbejdsprocesserne i en virksomhed.
Se også: Arbejdsgange: Effektiviser arbejdsprocesser med styring af arbejdsgange
5 gode råd til effektivisering af virksomheder
Effektivisering er et nøgleord for enhver virksomhed eller organisation, der ønsker at opnå succes og maksimere sine resultater. Men hvordan kan du implementere effektivisering i praksis, og hvor skal du begynde? Det kan virke overvældende, men med den rette tilgang og strategi kan du nå dine mål og skabe en mere effektiv og produktiv virksomhed. Vi giver dig 5 gode råd med på vejen her:
- Lav en grundig analyse af din virksomheds nuværende processer og arbejdsgange, for at identificere hvor der er plads til forbedring og optimering.
- Skarpe mål. Sæt dig konkrete og realistiske mål ud fra det, du ser.
- Klargør dig dit formål inden du går i gang med noget. Hvilket formål har absolut hovedfokus, når du vil effektivisere?
- Lav en handlingsplan. Når du kender dine mål, skal du lave en handlingsplan for, hvordan du vil implementere de nødvendige ændringer.
- Involver dine medarbejdere for at opnå egentlig effektivitet. Det er virkelig vigtigt at dine medarbejdere bliver inddraget i forandringsprocessen, så de er godt rustede til de nye arbejdsgange, ellers bliver de stressede, og så vil den ønskede effektivitetsforøgelse ikke komme til virkelighed.
Officekursus kan hjælpe dig til effektivisering
Ønsker du at effektivisere din virksomheds arbejdsprocesser?
Hos Officekursus har vi et hav af online kurser, der lærer dig at drive virksomhed med digitale værktøjer. På kurserne viser vi dig rundt i både ny og ældre teknologier inden for digitale værktøjer og effektivisering af virksomheder.
Se også: Digitale værktøjer: Kend disse 15 digitale værktøjer for at effektivisere din virksomhed
Vi har også gratis skabeloner til Excel og andre værktøjer, der hurtigt kan sætte dig i gang. Bl.a. et årshjul, der kan give dig et overblik over opgaver i virksomheden, som er en vigtig del af procesoptimering.
Vi har også en række dygtige konsulenter der ligger inde med dyrebar information, for dig der driver virksomhed. For eksempel har vi dygtige Python konsulenter, der kan sætte dig ind i det populære programmeringssprog.
Se også: Python konsulent: Få hjælp til at effektivisere din virksomheds arbejdsgange
Du er også altid velkommen til at ringe til os på 7026 0930.