Sådan laver du Søg og Erstat i Excel
Handlingerne Søg – og Søg & Erstat er nogle af de ældste handlinger i de almindelige brugerprogrammer som Word og Excel. Egentligt kunne funktionen kun søge efter ord, navne og lignende og erstatte dem med noget andet.
I dag er værktøjet blevet optimeret, så man kan søge efter ord eller dele af ord – man kan søge efter tegn som punktum eller komma og man kan søge efter ord formateret på en bestemt måde – f.eks. med fed – og man kan endda erstatte ordet med fed – med samme ord, med rød i stedet.
Her vil vi kigge på brugen af Søg – og Søg & Erstat i Excel.
Leder du efter samme muligheder i Word, så se i vores blog: Søg og erstat i Word
Søg i Excel
Her vil vi kigge på hvordan man søger efter noget i Excel. Senere kobler vi Erstat-handlingen på. Kommandoen ’Søg’ finder du på fanen ’Hjem’ i båndet i toppen af skærmen – helt ude til højre:
Når du klikker på knappen, dukker disse muligheder op:
Her klikker du på Søg… og får Søg-dialogboksen:
I feltet ’Søg efter’ kan du skrive det, du søger efter:
Klik på ’Find næste’ for at hoppe til den første celle, der indeholder det, du søger efter. Afhængigt af hvilken celle du stod i, da du startede søgningen, vil den først søge fremad – og derefter gå tilbage fra start i celle A1 og søge videre derfra.
Du kan også klikke ’Find alle’ og få en oversigt over, hvilke celler, der indeholder dit søgeord:
Kan du ikke se alle resultaterne, kan du trække i nederste højre hjørne af dialogboksen og udvide den.
Søgningen vi lige har lavet, kaldes en ”delvis søgning” eller ”asterisk søgning” som betyder at den finder alle de celler, hvor de bogstaver, søgningen består af, indgår i søgeresultatet. Søger du f.eks. på navnet ’jens’, vil søgeresultaterne inkludere ’Jens’ – ’Jensine’ – ’Jensen’ og ’Jens Vejmands Vej’, som alle indeholder de fire bogstaver j-e-n-s i dén rækkefølge.
Har du brug for at lave en ”Eksakt søgning” eller ”Præcis søgning” hvor den kun finder celler, der indeholder præcist hvad du søger efter, skal du klikke på knappen Indstillinger:
Som udvider dialogboksen:
Her kan du vælge om den skal skelne mellem store og små bogstaver – og du kan vælge om den skal søge på hele cellens indhold, som betyder at den KUN søger efter de bogstaver, du har skrevet i feltet ’Søg efter’
Skal du finde celler hvor teksten er formateret på en speciel måde – f.eks. hvor ”Jens” er skrevet med fed skrift, kan du klikke på knappen ’Formater…” oppe til højre:
Bemærk at knappen er to-delt:
Klikker du på den lille sorte pil til højre, kan du vælge om du vil åbne dialogboksen ’Formater’ eller om du vil vælge det format, du vil søge efter, fra en celle, der allerede er formateret med det format:
Klikker du på ’Formater…’ kommer dialogboksen ’Formater Celler’ frem:
Her kan du på fanerne øverst kan klikke dig frem til den formateringstype, du leder efter og slutte af med at klikke ’OK’
Dialogboksen viser nu et eksempel på det format, du søger efter:
Her er f.eks. søgt på formatet Fed og baggrundsfarve Gul. Klik igen på ’Find alle’ eller ’Find næste’ for at finde cellerne, der opfylder søgekriteriet. Bemærk at den jo også søger efter teksten, hvis der står noget i feltet ’Søg efter:’ så celler med ”jens” hvor ”jens” står med fed skrift på en gul baggrund.
Søg og Erstat i Excel
Alle de søgninger, vi lige har gennemgået kan suppleres med funktionen ”Erstat”, så det vi søger efter, bliver erstattet med noget andet.
Kommandoen Erstat finder du på fanen Hjem i båndet i toppen af skærmen – helt ude til højre:
Når du klikker på knappen, dukker disse muligheder op:
Her klikker du på ’Erstat’. Det er den samme dialogboks, der dukker op, som når du klikker ’Søg’ – du lander bare på en anden fane:
Og dialogbiksen er blevet forsynet med nogle flere kommandoer og et ’Erstat med-’-felt.
Har du lige lavet en søgning, vil den sidste søgning stadig stå i ’Søg efter:’-feltet – og har du brugt ’Indstillinger’, vil de også være synlige. Her vil vi starte på en ny søgning og erstatte det fundne med noget andet:
Vi vil finde navnet ”Jens” og erstatte med navnet ”Mette”, så vi udfylder dialogboksen:
Hvis du er HELT sikker på at denne Søg & Erstat virker, kan du klikke på ’Erstat alle’ og får en kvittering fra Excel:
Den har altså skiftet Jens ud med Mette 6 gange. Klik ’OK’ for at lukke beskeden. Desværre er det også sket det, at ”Jensen” er blevet til ”Metteen” og ”Jens Vejmands Vej” er blevet til ”Mette Vejmands Vej” – og det var ikke meningen, så vi fortryder handlingen med genvejstasten Ctrl+z.
Du åbner ’Erstat’- dialogboksen igen. Felterne ’Søg efter’ og ’Erstat med’ er stadig udfyldte:
Men denne gang klikker du ’Find næste’, så den finder den første celle hvor bogstaverne ’j-e-n-s’ findes. Den skelner ikke mellem store og små bogstaver. Ude i regnearket springer markeringen til den første celle, der matcher søgeresultatet. Hvis indholdet i dén celle IKKE skal skiftes ud, klikker du på ’Find næste’ igen og finder den næste celle, hvor indholdet matcher. Skal den skifte teksten ud her, klikker du på ’Erstat’
Teksten bliver nu udskiftet og den springer automatisk videre til næste forekomst, som du så tager stilling til. På den måde undgår du at lave erstatningen på steder, hvor den ikke skal laves.
Problemet kunne dog også være løst på en anden måde: Du kan lade Excel søge efter celler hvor KUN navnet ”Jens” står, så ”Jensen” ikke bliver ændret.
Du udfylder ’Søg & Erstat’ dialogboksen igen og klikker på knappen ’Indstillinger’:
Under ’Indstillinger får du nogle flere muligheder for at specificere søgningen:
Her sætter du flueben i ’Søg efter hele cellens indhold’ og kan derefter klikke ’Erstat alle’ og denne gang laves kun 2 erstatninger:
Nu er det kun celler, der KUN står ”Jens” i, der er blevet rettet.
Søg og erstat med formatering
Det er muligt at søge efter et ord – og erstatte med samme ord, men fremhævet med en formatering – f.eks. med fed og rød skrift.
Åben igen ’Søg og Erstat’ dialogboksen og klik på ’Indstillinger’:
Udfyld ’Søg efter’ og ’Erstat med’ med samme ord. Overvej om ’Søg efter hele cellens indhold’ skal være stået til og klik på ’Formater…’ ud for feltet ’Erstat med’:
Bemærk, som tidligere beskrevet, at der er to funktioner på knappen:
Her klikke vi på ’Formater…’ og får dialogboksen ’Formater celler’:
Hvor du, på fanerne øverst, kan klikke rundt og oprette den formatering, du ønsker. Slut af med at klikke ’OK’
Nu kan du klikke ’Erstat alle’ og erstatte alle på én gang – eller på ’Find næste’ og udskifte én ad gangen. Ved Erstat alle, får vi dette resultat:
Klik ’OK’ når du er færdig.
Søg og Erstat kan i nogle tilfælde finde og rette fejl i et regneark. Se f.eks. her: Fejlkoder i Excel
Kunne du tænke dig at lære mere om Excel – så kig på vores Excel kursus oversigt
Vi udbyder også e-learning kurser som du kan tage når du har tid og lyst. Se oversigten her: E-learningskurser hos Officekursus.dk
