Sådan sammenligner du kolonner i Excel
Du kan have brug for at sammenligne indholdet i to forskellige kolonner i Excel. Det kunne f.eks. være for at sammenligne to lister med lagernumre til at afgøre om et produkt på en plukliste også findes på listen over produkter, som er fysisk til stede på lageret – eller til at sammenligne kundeinformationer mellem 2 afdelinger for at se, om der er kundesager, der behandles i begge afdelinger.
Informationerne kan ligge i forskellige kolonner, der ligger i samme ark, men det kan også ligge i kolonner, der ligger i to forskellige Excel filer.
Der er forskellige måder at lave denne sammenligning på, du kan bruge Betinget formatering, Formler med HVIS eller XOPSLAG– her vil vi kigge på nogle af dem.
LÆS OGSÅ: Sådan bruger XOPSLAG i Excel
Spørger du en Excel kyndig kollega om hjælp til dette, så vil svaret med stor sandsynlighed være at bruge funktionerne Indeks og Sammenlign. Men i de nye Excel versioner er der kommet nogle lettere muligheder med Betinget formatering eller Xopslag.
Sammenlign kolonner ved hjælp af Betinget Formatering
Du kan bruge Betinget formatering til at sammenligne indholdet i to kolonner. Dette kræver dog, at kolonnerne befinder sig i samme regneark – men ikke nødvendigvis ved siden af hinanden.
I eksemplet herunder vil jeg gerne vide, om der er nogle registreringsnumre, der går igen i begge kolonner. Det er en forudsætning, at der ikke er dubletter indenfor samme kolonne.
Start med at markere kolonne A og C: Klik på kolonnebogstav A, hold Ctrl-tasten nede på tastaturet og klik på kolonnebogstav C:
Gå herefter op i båndet, på fanen Hjem og find kommandoen Betinget formatering og klik på den.
I menuen, der dukker op, fører du musen ned til ”Regler for fremhævning af celler” (uden a klikke) og videre ud i undermenuen, hvor du bevæger markøren ned til punktet ”Dubletværdier…” som du klikker på.
Efter klik på ”Dubletværdier…” kommer følgende dialogboks frem:
Bemærk at dubletværdierne allerede er fremhævet ude i regnearket i baggrunden. Ved at klikke på valgmulighederne i feltet, hvor der står ”Lys rød fyldfarve med mørkerød tekst” kan du vælge andre farver – eller med Brugerdefineret Format, lave dit eget udseende til dubletterne
Lige nu er det dubletterne, der bliver fremhævet, men du kan også vælge at fremhæve de unikke værdier i de to kolonner – altså registreringsnumre, som kun optræder i den ene eller anden kolonne.
Det gør du ved at klikke, hvor der står ”Dublet” og vælger i stedet Entydig
Når du er færdig, klikker du OK og ser resultatet – her er valgt kun at se dubletter:
Altså hvis et registreringsnummer er fremhævet i den ene kolonne, så er det fordi det også findes i den anden kolonne.
Sammenlign kolonner ved hjælp af en simpel formel.
Dette virker uanset om kolonner ligger i samme ark, eller i forskellige ark eller forskellige projektmapper.
I første eksempel vil vi teste om et registreringsnummer i kolonne A er lig med det tilsvarende registreringsnummer i kolonne B – vi vil teste om numrene ud for hinanden er ens – altså om nummeret i celle A3 er lig med nummeret i C3, A8 med C8 osv.
Det gøres meget simpelt med en formel i celle D2, som er: =A2=C2
Når formlen indsættes og kopieres hele vejen ned, ses følgende resultat:
Altså hvis registreringsnummeret findes i begge kolonner i samme række, står der SAND – eller står der FALSK (Række 5 og 10).
Brug af HVIS til at finde match
Formlen kan også laves som en HVIS-funktion, så man kan få andre tekster en SAND og FALSK: =HVIS(A2=C2;”Match”;”Intet Match”) og giver dette resultat:
Vær dog opmærksom på at formlen kun resulterer SAND eller ”Match” hvis registreringsnumrene står lige ud for hinanden.
Vil du læse mere om HVIS funktionen, så læs vores blogindlæg her: Tæl hvis i Excel – Sådan bruger du funktionen (guide)
Brug af XOPSLAG til at finde match
Vil vi derimod teste om et registreringsnummer i kolonne C findes i kolonne A (eller omvendt) kan det gøres med en opslagsfunktion, som f.eks. XOPSLAG. Her kan laves en formel i celle D2, som er: =XOPSLAG(C2;A:A;A:A):
I praksis spørger vi om registreringsnummeret i celle C2 (Opslagsværdi) findes i kolonne A (A:A = Opslagsmatrix). Hvis registreringsnummeret findes, bliver det returneret fra kolonne A (A:A = Returmatrix) – ellers returneres en fejl. (#I/T)
Når formlen indsættes og kopieres hele vejen ned, ses resultatet:
Registreringsnummeret DG 66 787 i celle C2 findes ikke i kolonne A, så her returneres #I/T – registreringsnummeret KN 66 343 i celle C3 findes i kolonne A, så her returneres registreringsnummeret.
XOPSLAG har et argument, så hvis den returnerer #I/T kan den skrive en tekst i stedet. Det kan tilfæjes i formlen:
=XOPSLAG(C2;A:A;A:A;”Findes ikke i kolonne A”)
Med resultatet:
I eksemplerne er benyttet reference til kolonne A (A:A som egentlige betyder fra og med kolonne A til og med kolonne A). Denne reference kunne have været til en kolonne på et andet ark, så ville den hedde ’Ark2’!A:A – eller til en kolonne i en anden projektmappe, hvor den så ville hedde [Projektmappe.xlsx]’Ark2’!$A:$A. Referencer til andre projektmapper vil altid blive absolutte med $$.
Hos Officekursus er vi eksperter i at undervise i Excel. Vi tilbyder vores Excel kursus fysisk, online og som E-learning.
