Sådan laver du en rulle liste i Excel
DU har måske oplevet at stille dig i en celle i Excel – og at der så dukker en rulleliste op med valgmuligheder. På listen er det muligt at vælge en af mulighederne som indhold i cellen. Denne Excel rulleliste må ikke forveksles med de rullelister, der kan dukke op i toppen af en tabel og som bruges til at filtrere med.
Den rulleliste – eller drop down menu, der giver mulighed for at vælge indhold til en celle, laves ved hjælp af et værktøj i Excel, der kaldes Datavalidering. Validering af data betyder nemlig at vi kan bestemme hvad, der må kunne tastes eller vælges i en celle. Dette gøres for at sikre datavaliditet som igen gør det lettere at bearbejde data efterfølgende med filtre eller analysere med pivot tabeller.
LÆS OGSÅ: Sådan laver du datavalidering i Excel
Opret en enkel rulle liste
Lad os kigge på, hvordan man laver en enkel rulleliste i Excel:
Start med at markere den – eller de celler, hvor rullelisten skal bruges. Bemærk at det også kan være en hel kolonne.
Når de valgte celler er markeret, skal man finde fanen Data i båndet – og derefter finde kommandoknappen Datavalidering:
Når der klikkes på Datavalidering, dukker denne dialogboks op:
På fanen ’Indstillinger’ klikkes på kombinationsboksen ’Tillad’ og der vælges ’Liste’ i menuen:
Det giver nu et felt i dialogboksen, som hedder Kilde:
I dette felt tastes valgmulighederne ind ADSKILT af et semikolon (Bemærk: Sidder du på en engelsk eller amerikansk opsætning på din computer, kan det være nødvendigt at bruge komma til at afskille valgmulighederne):
De to flueben, ’Ignorer tomme’ og Rulleliste i cellerne betyder hhv.
Ignorer tomme: Er denne funktion slået til, valideres data ikke hvis cellen efterlades tom.
Rulleliste i cellerne: Dette flueben skal være slået til for at vise en drop down liste til valgmulighederne.
Begge flueben er sat som standard.
STYRK DINE EXCEL KOMPETENCER
Vi er specialister i Excel, og kan hjælpe dig til endnu mere nyttig viden om Excel
Opret en input- og fejlmeddelelse
Når der er lavet datavalidering med en rullemenu i en celle, er det også muligt at tilføje en hjælpetekst og/eller en fejlmeddelelse. På fanen Inputmeddelelse i dialogboksen Datavalidering kan der oprettes en hjælpetekst til brugerne:
Feltet ’Titel’ kan ikke udfyldes alene, så vises den ikke. I feltet ’Inputmeddelelse’ tastes en tekst, der giver mening for brugeren.
På den sidste fane, Fejlmeddelelse kan laves en besked til brugeren, hvis der er tastet noget, som ikke findes på rullelisten i forvejen:
Det er ikke et krav at indtaste hverken Inputmeddelelse eller Fejlmeddelelse men Inputmeddelelsen kan hjælpe andre til at forstå, hvad de må indtaste eller vælge når der er oprettet en rullemenu i en celle – og fejlmeddelelsen kan bruges til at hjælpe brugeren med at forstå, hvad der kan være galt med en indtastning.
Oprettes der ingen fejlmeddelelse, kan brugeren mødes af en standard fejlmeddelelse:
… hvor man kan forsøge igen eller annullere.
Når alle indstillinger i dialogboksen Datavalidering er udfyldt, klikkes OK.
Opret en rulleliste med dynamisk indhold
Har man brug for at lave en rulleliste med et mere dynamisk indhold, kan det gøres ved først at indtaste valgmulighederne i et celleområde i regnearket – det vil normalt være i en kolonne:
Bemærk: Listen kan være placeret på et andet regneark. Den kan også være placeret i en anden Excel fil, men det anbefales ikke, da det kan give store problemer hvis filen efterfølgende flyttes!
I dialogboksen Datavalidering, på fanen Indstillinger under Tillad vælges igen Liste
I feltet ’Kilde’ markeres de celler i regnearket, der indeholder de gyldige data
På denne måde er de kun de valgte cellers indhold, der kan vælges og der kan ikke tilføjes flere lande i forlængelse af de eksisterende. Men det er imidlertid muligt at vælge en kilde, som indeholder tomme celler i bunden, som så kan udfyldes med ekstra værdier:
Eller man kan vælge HELE kolonnen ved at klikke på kolonnebogstavet:
På denne måde kan der tilføjes flere gyldige data i forlængelse af de eksisterende
Brug af rulle listen
Når rullelisten er oprettet, vil det kunne ses i de celler hvor datavalideringen er sat op. Vælges én af cellerne (eller cellen) ser det sådan ud:
Når der klikkes på pilen, vises valgmulighederne:
Det er også muligt at starte på at skrive en af valgmulighederne:
Ved at bruge rullelister – eller rullemenuer kan du helt prævist styre, hvad der må vælges/indtastes i bestemte celler i dit regneark.
Nulstil rulleliste
Skal du fjerne rullelisten fra en eller flere celler er det hurtigste måde at markere cellerne og gå på Hjem fanen – og helt ude til højre, finde kommandoen Ryd og i undermenuen Ryd Alle:
Video guide: sådan laver du en rulleliste i Excel
Bliv bedre til Excel på vores kurser
Vil du have tingene forklaret af en af vores eksperter i Excel, så kan vi tilbyde dig følgende kurser:
- Excel kurser hos jer eller hos os – kurserne afholdes med fysisk fremmøde.
- Onlinekurser i Excel, Word og andre dele af Microsoft 365 – kurserne afholdes af en “levende” instruktør i realtid, så du kan stille spørgsmål mv.
- Excel E-learning – Kurserne kan tages, når det passer dig. Kurserne er lavet af vores egne instruktører og indeholder videolektioner med tilhørende øvelser. Har du spørgsmål undervejs, kan du altid ringe eller skrive til os.
