Hvad er Datavalidering i Excel?
Begrebet Datavalidering betyder, i Excel, at vi kan styre hvad der kan, eller må, tastes i én eller flere celler i Excel. Vi kan f.eks. styre i en kolonne i en tabel, at der kun må kunne tastes tal – det skal måske samtidig være hele tal, altså ingen decimaler og måske at tallene skal være mellem 50 og 500. På den måde sikrer vi, at der ikke kommer forkerte værdier i vores datasæt og at vi der4for kan lave valide analyser på vores data.
Forskellige typer af datavalidering
Når vi taler om datavalidering, kan vi lave datavalidering på forskellige typer af data. Det kan være validering af tal, som så kun må ligge indenfor bestemte intervaller eller skal være hele, positive tal.
Vi kan også validere på datoer og tidspunkter, som så f.eks. skal ligge i bestemte intervaller eller som kun må ligge i fremtiden (efter i dag)
Vi kan validere tekster, så der f.eks. kun må tastes eller vælges tekster, som fremgår af en rullemenu. Se evt. blogindlægget om rulle lister i Excel her: Sådan laver du en rulle liste i Excel
Datavalidering af tal
Her vil vi kigge på, hvordan man kan lave datavalidering af tal, så vi lægger begrænsninger på, hvilke tal, der accepteres. Vi prøver også at lave en meddelelsesboks, der forklarer vores kollegaer, hvad de må skrive – og en fejlmeddelelse, der kommer frem, hvis der tastes noget, som ikke overholder valideringen.
Det første vi gør, er at markere det område hvor datavalideringen skal gælde. Her markerer jeg hele kolonnen ”Mængde i m3 – hele tal” ved at placere markøren på kolonnebogstavet, så den skifter til at vise en sort pil:
På denne måde kommer datavalideringen også til at ramme den første celle, C1, men det betyder ikke noget og det kan fjernes igen senere.
Derefter finder jeg knappen ’Datavalidering’ på fanen ’Data’ i båndet:
Bemærk: Det er muligt at du, på grund af andre skærmindstillinger end brugt på billedet, kan se teksten ”Datavalidering” på knappen sammen med ikonet – på billedet herover ses kun ikonet.
Når du klikker på knappen, får du denne dialogboks:
Det starter automatisk på fanen Indstillinger og ved klik på drop down pilen under feltet ’Tillad’ kan der vælges den validering, men ønsker. Vi skal bruge valideringen ’Helt tal’, så den klikker vi på:
Helt tal betyder at der nu kun kan tastes tal og de skal være uden decimaler. Nu kan vi vælge egenskaberne for tallene. Som standard er der valgt ’Mellem’ underfeltet Data. Her kan vi indtaste en nederste og øverste grænse for de tal, der må tastes – f.eks:
Men vi kan også vælge andre egenskaber, ved at klikke på drop down boksen under ’Data’:
og f.eks. vælge ’større end’, hvor vi så kan angive en minimumværdi, der skal tastes – f.eks. større end 0, så der kun kan tastes positive tal:
Hvis vi kun skal bruge datavalideringen til at sikre, at der kun tastes hele tal, men der ikke er nogen begrænsning for hvilke tal, kan vi vælge under ’Data’ Forskellig fra og skrive et tal, som helt sikkert aldrig vil blive skrevet i cellerne alligevel, f.eks:
Når indstillingerne er lavet, kan vi klikke OK, men inden da kan vi sætte en meddelelsesboks op, så vi kan fortælle brugerne hvad de må skrive.
Meddelelsesboks til datavalidering
Øverst i dialogboksen til datavalidering er der tre faner. Vi har lavet indstillingerne til datavalidering på den første, Indstillinger. Nu skifter vi til fanen Inputmeddelelse
Her kan vi skrive med meddelelse til brugerne, der skal taste tal ind i vores dataark:
Du kan nøjes med at indtaste selve inputmeddelelsen – men du kan ikke nøjes med at indtaste Titlen – så bliver den ikke vist. Hvis vi stopper her og klikke OK, kan vi, når en celle i valideringsområdet er markeret, se inputmeddelelsen:
Men vi vil også tilføje en Fejlmeddelelse, hvis brugeren taster noget, der ikke overholder valideringen.
Fejlmeddelelse til datavalidering
Hvis vi ikke laver en fejlmeddelelse, vil Excel selv vise en standard fejlmeddelelse, hvis der tastes noget forkert:
Den fortæller ikke hvad der er galt og kommer ikke med en hjælpetekst. Den kan vi dog selv lave. I dialogboksen til Datavalidering, vælger vi den sidste fane, ’Fejlmeddelelse’:
Der findes 3 typer af fejlmeddelelse, som kan vælges ved at klikke på drop down pilen ved feltet ’Type’:
Stop betyder at man ikke får lov at komme videre, før man har tastet en gyldig værdi eller efterlader cellen tom.
Advarsel betyder at man får lov at taste noget, der er ugyldigt og man får lov at komme videre alligevel.
Oplysninger betyder at kan får lov at taste noget, der er ugyldigt og man får lov at komme videre alligevel.
De tre forskellige typer medfører også hvert sit ikon i fejlmeddelelsen.
Det er egentlig typen ’Stop’ der er den ”rigtigste” datavalidering – de to andre giver mulighed for at taste noget, selvom det ikke overholder valideringen – men får blot en advarsel eller oplysning, som i givet fald også skal defineres.
Her kigger vi på en fejlmeddelelse, der passer til typen ’Stop’:
Bruges el af de andre typer (Advarsel eller Oplysninger) skal teksten tilpasses så det f.eks. forklares at det kan have uheldige konsekvenser at ignorere datavalideringen.
Når alle tre faner – Indstillinger, Inputmeddelelse og Fejlmeddelelse er udfyldt, kan der klikkes på OK i nederste hjørne af dialogboksen. Bemærk dog at det IKKE er et krav at lave Inputmeddelelse og/eller Fejlmeddelelse:
Tilbage i regnearket og på en af cellerne i valideringsområdet, vises meddelelsesteksten:
Taster vi nu et tal, der ikke er godkendt, kommer fejlmeddelelsen:
Brugeren har ikke andre muligheder end at forsøge igen – eller annullere og efterlade cellen tom.
Ændre i, eller fjerne datavalideringen
Skal der ændres i datavalideringen eller skal den fjernes helt, er det ikke nødvendigt at markere hele det område, der blev markeret ved oprettelsen – det er nok bare at markere én af cellerne i området. Klik herefter igen på knappen Datavalidering på Data fanen i båndet:
Hvis der er valgt én af de datavaliderede celler, vises indstillingerne og vi kan ændre i dem. Det er dog meget vigtigt at sætte flueben nederst i feltet ’Anvend ændringerne på alle andre celler med de samme indstillinger’:
Der kan nu ændres/rettes/tilføjes frit i alle indstillingerne. Skal datavalideringen fjernes helt, kan vi klikke på ’Nulstil alle’ knappen, nederst til venstre:
Og derefter klikke OK.
Kopiere og indsætte Datavalidering
Har du lavet datavalidering i nogle celler og vil gerne kopiere valideringen til andre celle, kan det lade sig gøre ved at markere én af cellerne, der er datavalideret og tage en kopi – helt almindeligt, f,eks, med Ctrl+c.
Marker derefter den, eller de celler datavalideringen skal kopieres til. Du må ikke bare klikke eller vælge ’Sæt ind’ da datavalideringen skal indsættes på en speciel måde.
Når Datavalideringen er kopieret og de ønskede celler markeret skal du klikke på ’Sæt ind’ på Hjem-fanen i båndet men du skal klikke på teksten ’Sæt ind’ – ikke på ikonet:
Når der klikkes på ’Sæt ind’ kommer der nogle valgmuligheder frem:
Klik i bunden på ’Indsæt speciel…’ og denne dialogboks kommer frem:
Vælg punktet ’Validering’ og klik OK
Datavalidering er et godt værktøj at bruge, når vi, eller andre, skal taste data ind, som vi senere skal kunne analysere med filtre, funktioner eller pivottabeller. Det sikrer validitet i vores data og at vi derfor får mere pålidelige rapporter ud af Excel eller Power BI
Vil du vide mere om Excel – måske lære at lave Pivot tabeller eller at analysere data med Power BI – så kontakt os endelig her: officekursus.dk
