Guide: Sådan laver du et Gantt-diagram i Excel
Skal du i gang med et større eller mindre projekt, men er du bange for at miste overblikket? Så er det måske et Gantt-diagram i Excel, du skal prøve kræfter med. Det er et smart diagram, der kan hjælpe dig med at få det fulde overblik over de forskellige processer i dit projekt. En slags visuel tidsplan eller procesplan i Excel.
Men hvordan laver man så et Gantt-diagram (Gantt-chart, Gantt-skema, Gantt-kort) i Excel? Det får du svaret på her i vores trin-for-trin-guide. Vi guider dig igennem, hvad det er, hvordan du laver det, og hvad du kan bruge det til.
Vi har tre muligheder klar til dig:
- Se vores video-guide herunder på siden.
- Download et færdigt-Gantt diagram helt gratis.
- Se tekst guiden længere nede på siden, som viser, hvordan du laver et Gantt-diagram
Hvad er et Gantt-diagram?
Et Gantt-diagram (Gantt-chart i Excel på engelsk) er et diagram, der ofte anvendes som projektstyringsværktøj i Excel. Det smarte ved diagrammet er, at det visualiserer de forskellige stadier, milepæle eller processer i dit projekt. Det kan være det, der gør hele forskellen for, at du når sikkert i mål med dit projekt.
Gantt-diagrammet i Excel er særligt kendetegnet ved at opdele dit projekt i tidsfaser. Du får dermed en tidslinje, der gør det nemt for dig at følge med i, hvornår der skal gøres hvad. Derudover hjælper diagrammet også med at visualisere, hvor lang tid hver proces eller hvert stadie tager.
Gratis Gantt-diagram
Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få tilsendt vores gratis Gantt-skabelon.
Vi har gjort det nemt for dig og lavet et færdigt Gantt-diagram, som du kan downloade og påføre dine egne data. Det er nemt og enkelt.
*ved tilmelding accepterer du at modtage nyhedsbreve fra Officekursus samt vores privatlivspolitik.
Se vores tutorial: Lav et Gantt diagram som projektplan i Excel:
Hvordan laver man et Gantt-diagram i Excel?
Nu har du styr på, hvad et Gantt-diagram er. Vi kigger nu nærmere på, hvordan du selv laver et Gantt-diagram i Excel.
#1 Forbered data
Inden du går i gang med de forskellige tasks, er det vigtigt, at dine data er struktureret korrekt, og at du har alle de nødvendige data med. Du skal have en plan. Som minimum skal du have tre forskellige faktorer. Disse faktorer er:
- Navn på processen/opgaven
- Startdato for den enkelte proces
- Varighed for den enkelte proces
Det er en fordel at strukturere det i kolonner, så processerne for eksempel er angivet i kolonne A, startdato i kolonne B og varighed i kolonne C. Du kan evt. også oprette en slutdato i kolonne D.
#2 Markér startdatoerne
Når dine data er korrekt struktureret, markerer du alle dine startdatoer, der er tilknyttet de forskellige opgaver i dit projekt.
3 Indsæt et Gantt-diagram
Du vælger nu fanen ”Indsæt” i båndet. I midten af fanen har du nu mulighed for at vælge mellem forskellige diagrammer. Du skal vælge det, der hedder ”Stablet liggende søjlediagram”.
4: Tilføj de resterende to kolonner
På nuværende tidspunkt har du kun én kolonne for hver proces med i dit Gantt-diagram. For at tilføje de resterende, klikker du på dit diagram og vælger ”Vælg data” i værktøjslinjen på fanen “Diagramdesign”.
Du klikker nu på ”Tilføj” i det vindue, der åbnes.
Her skal du nu tilføje to værdier. I ”Serienavn” skal du markere cellen, hvor du har skrevet ”Varighed (dage)”. I ”Serieværdier” markerer du nu alle dataene i kolonnen med ”Varighed” og klikker ”OK”.
Du er nu tilbage ved ”Vælg datakilde”. Du trykker nu på ”Rediger”, som du finder i højre side. Her kan du ændre aksemærkerne. Du skal her markere navnene på alle dine opgaver/processer og klikke ”OK”.
Du klikker nu ”OK” i vinduet for ”Vælg datakilde”.
5 Få opgaverne i rigtig rækkefølge
På nuværende tidspunkt er dine opgaver placeret i forkert rækkefølge. Det skal selvfølgelig ændres. Det gør du ved at højreklikke på én af processerne på den lodrette akse. Vælg ”Formatér akse” i genvejsmenuen.
I højre side af Excel-vinduet har du nu mulighed for at ændre akserne. Under punktet ”Placering af akse” skal du sætte flueben i det punkt, der hedder ”Kategorier i omvendt rækkefølge”.
6 Visualisér dine processer
Dine kolonner vil nu både være blå og orange. For at få det mest visuelle overblik kan du fjerne den blå farve, så kun den orange farve er tilbage. Den orange farve viser nemlig, hvornår opgaven går i gang, og hvor lang tid den tager.
Du højreklikker nu på de blå søjler og vælger ”Formatér dataserie”.
Du klikker nu på ikonet med malerbøtten og vælger ”Ingen udfyldning”.
7 Tilpas datolinjen
Det sidste trin er, at du kan formatere datoaksen, så den passer til dine data. Det gør du ved at højreklikke på en af datoerne og vælge ”Formatér akse”.
Du skal nu vælge en minimumsgrænse for den vandrette akse.
Du kan ikke indtaste datoen, men i stedet formatere en dato om til et tal, som så kan benyttes som grænseværdi. Du formaterer en dato ved at skrive datoen ind i en celle. Det kan for eksempel være 01-04-2021, som er den første dato i kolonnen med startdatoer. Du højreklikker nu på cellen med datoen og vælger ”Formatér celler”. Derefter trykker du på ”Standard” i venstre side og trykker ”OK”. Datoen er nu formateret til 44287, som er den værdi, du taster ind som grænseværdi.
Tillykke! Du har nu lavet et Gantt-diagram i Excel med automatisk opdatering.
Det færdige Gantt-diagram
Hvad kan du bruge et Gantt-diagram til?
Der er flere situationer, hvor et Gantt-diagram i Excel kan være optimalt at benytte. Det kan både være i privat- og arbejdsmæssig sammenhæng. Privat kan det for eksempel hjælpe dig med at skabe overblik over, hvornår forskellige renoveringsprojekter skal igangsættes og være færdige. Generelt kan et Gantt kort i Excel bruges til tidsplaner, projektplanlægning og timelines.
I virksomheder vil der være mange projekter, hvor det er en fordel at få visualiseret opgaverne. Det kan for eksempel være, hvis der skal lanceres et nyt projekt, implementeres et nyt IT-system eller køres en større kampagne.
Lige så snart du sidder med projektopgaver, er Gantt-diagrammet altså et fantastisk stykke værktøj. Du får nemlig et visuelt overblik over alle processer fordelt på tid.
Leder du efter en anden type diagram?
Blandt vores blogindlæg kan du også finde vejledninger til f.eks. Histogram, Guide til boksplot i Excel og Sumkurve i Excel.
Kig også i oversigten over blogindlæg om diagrammer.
Skal du vise processen i en PowerPoint præsentation? Sådan laver du en tidslinje i PowerPoint.
Få styr på Gantt-diagrammer i Excel og de andre smarte funktioner
Vil du have helt styr på Gantt-diagrammer og de andre diagrammer i Excel? Så er et Excel-kursus lige noget for dig. Her har du også mulighed for at lære om alle de andre smarte funktioner, du finder i Excel. Find et Excel-kursus, der passer til dit niveau her.
Vil du have flere tips til, hvordan du kan udnytte de mange muligheder i Excel og de andre programmer i Microsoft Office-pakken? Tilmeld dig vores nyhedsbrev, hvor vi deler ud af en masse inspiration samt tips og tricks.
