Gantt diagram i Excel: Sådan laver du et Gantt diagram (Guide)

Guide: Sådan laver du et Gantt-diagram i Excel

Skal du i gang med et større eller mindre projekt, men er du bange for at miste overblikket? Så er det måske et Gantt-diagram i Excel, du skal prøve kræfter med. Det er et smart diagram, der kan hjælpe dig med at få det fulde overblik over de forskellige processer i dit projekt.

Men hvordan laver man så et Gantt-diagram (Gantt chart) i Excel? Det får du svaret på her i vores trin-for-trin-guide. Vi guider dig igennem, hvad det er, hvordan du laver det, og hvad du kan bruge det til. Læs med her, og bliv guidet igennem processerne.

Hvad er et Gantt-diagram?

Et Gantt-diagram (Gantt chart i Excel på engelsk) er et diagram, der ofte benyttes i forbindelse med projektstyring. Det smarte ved diagrammet er, at du får visualiseret de forskellige stadier eller processer, der er i dit projekt. Det kan være dét, der gør hele forskellen for, at du kommer sikkert i mål med dit projekt.

Gantt-diagrammet i Excel er særligt kendetegnet ved at dele dit projekt op i tidsfaser. Du får altså en tidslinje, der gør det nemt for dig at følge med i, hvornår der skal gøres hvad. Derudover hjælper diagrammet også med at visualisere, hvor lang tid hver proces eller hvert stadie tager.

Hvordan laver man et Gantt-diagram i Excel?

Nu har du styr på, hvad et Gantt-diagram er. Vi kigger nu nærmere på, hvordan du selv laver et Gantt-diagram i Excel.

#1 Forbered dit data

Inden du går i gang, er det vigtigt, at dit data er struktureret rigtigt, og at du har alt det nødvendige data med. Som minimum skal du have tre forskellige faktorer. Disse faktorer er:

  1.     Navn på processen/opgaven
  2.     Startdato for den enkelte proces
  3.     Varighed for den enkelte proces

Det er en fordel at strukturere det i kolonner, således processerne for eksempel er angivet i kolonne A, startdato i kolonne B og varighed i kolonne C.

#2 Markér startdatoerne

Når dit data er rigtigt struktureret, markerer du alle dine startdatoer, der er tilknyttet de forskellige opgaver i dit projekt.

#3 Indsæt et Gantt-diagram

Du vælger nu ”Indsæt” i den øverste fane. I midten af fanen har du nu mulighed for at vælge imellem forskellige diagrammer. Du skal vælge det, der hedder ”Stablet liggende søjlediagram”.

#4: Tilføj de resterende to kolonner

På nuværende tidspunkt har du kun én kolonne med i dit Gantt-diagram. For at tilføje de resterende højreklikker du på dit diagram. Det er vigtigt, at det er selve diagrammet. Du klikker nu på ”Vælg data”.

Du klikker nu på ”Tilføj” i det vindue, der åbnes. Her skal du nu tilføje to værdier. I ”Serienavn” skal du markere cellen, hvor du har skrevet ”Varighed”. I ”Serieværdier” markerer du nu alt det data, du har i kolonnen med ”Varighed” og klikker ”OK”.

Du er nu tilbage ved ”Vælg datakilde”. Du trykker nu på ”Rediger”, som du finder i højre side. Her kan du ændre aksemærkerne. Du skal her markere navnene på alle dine opgaver/processer og klikke ”OK”.

Du klikker nu ”OK” i vinduet for ”Vælg datakilde”.

#5 Få opgaverne i rigtig rækkefølge

På nuværende tidspunkt er dine opgaver placeret i forkert rækkefølge. Det skal selvfølgelig ændres. Det gør du ved at højreklikke på den højre akse, hvor dine opgaver står. Vælg ”Formatér akse”.

I højre side af Excel-vinduet har du nu mulighed for at ændre akserne. Under punktet ”Placering af akse” skal du sætte flueben i det punkt, der hedder ”Kategorier i omvendt rækkefølge”.

#6 Visualisér dine processer

Dine kolonner vil nu både være blå og orange. For at få den mest visuelle overblik kan du fjerne den blå farve, således det kun er den orange farve, der er tilbage. Den orange farve viser nemlig, hvornår opgaven går i gang, og hvor lang tid den tager.

Du højreklikker nu på de blå søjler. Vælg ”Formatér dataserie”. Du klikker nu på ikonet med malerbøtten og vælger ”Ingen udfyldning”.

#7 Tilpas datolinjen

Det sidste trin er, at du kan formatere datoaksen, således det passer med dit data. Det gør du ved at højreklikke på aksen med datoer. Vælg ”Formatér akse”. Du skal nu vælge en minimumsgrænse for den vandrette akse.

Du kan ikke indtaste datoen, men kan i stedet formatere en dato om til et tal, som så kan benyttes som grænseværdi. Du formaterer en dato ved at skrive datoen ind i et tal. Det kan for eksempel være 15-03-20. Du højreklikker nu på cellen med datoen og vælger ”Formatér celler”. Derefter trykker du på ”Tal” i venstre side og trykker ”OK”. Datoen er nu formateret til 43529, som er den værdi, du taster ind som grænseværdi.

Tillykke! Du har nu lavet et Gantt-diagram i Excel.

Hvad kan du bruge et Gantt-diagram til?

Der er flere situationer, hvor et Gantt-diagram i Excel kan være optimalt at benytte. Det kan både være i privaten og i arbejdsøjemed. I privaten kan det for eksempel hjælpe dig med at skabe overblik over, hvornår forskellige renoveringsprojekter skal igangsættes, og hvornår de skal være færdige.

I virksomheder vil der være et hav af projekter, hvor det er en fordel at få visualiseret opgaverne. Det kan for eksempel være, hvis der skal lanceres et nyt projekt, rulles et nyt IT-system ud, eller der skal køres en større kampagne.

Lige så snart du sidder med projektopgaver, er Gantt-diagrammet altså et fantastisk stykke værktøj. Du får nemlig et visuelt overblik over alle processer fordelt på tid.

Få styr på Gantt-diagrammer i Excel og de andre smarte funktioner

Vil du have helt styr på Gantt-diagrammer og de andre diagrammer i Excel? Så er et Excel-kursus lige noget for dig. Her har du også mulighed for at lære om alle de andre smarte funktioner, du finder i Excel. Find et Excel-kursus, der passer til dit niveau her.

Vil du have flere tips til, hvordan du kan udnytte de mange muligheder i Excel og de andre programmer i Microsoft Office-pakken? Tilmeld dig vores nyhedsbrev, hvor vi deler ud af en masse inspiration samt tips og tricks.