Hvis en virksomhed skal følge med, og desuden spare en masse penge, kan det betale sig at bruge lidt energi på hvordan arbejdsprocesserne i virksomheden kan optimeres, og altså effektiviseres – måske endda automatiseres. Men hvorfor er det så vigtigt, og hvordan griber man den an?
Hvad er arbejdsprocesser?
Arbejdsprocesser er den metode der ligger til grund for den gentagne menneskelige arbejdsindsats, der skaber et produkt eller en serviceydelse. Det er altså det flow eller den procedure, der er i en virksomhed, både i forhold til produktion og samarbejdet mellem kollegaer.
Flere arbejdsprocesser i en virksomhed skaber produktionsprocessen.
Arbejdsprocessen består af en række trin, der skal følges for at opnå et bestemt resultat. Disse trin kan være simple eller komplekse, men det er i alle tilfælde vigtigt at forstå, hvordan de hænger sammen, og hvordan de udføres korrekt, for eksempel ved at tilpasse dem forskellige situationer.
Det er også vigtigt at forstå, hvordan arbejdsprocesserne kan optimeres og automatiseres bedst.
Se også: Arbejdsprocesser – En introduktion til grundlæggende koncepter indenfor arbejdsprocesser
Hvorfor er optimering af arbejdsprocesser vigtigt?
Virksomheder der har ønsker om at følge med i erhvervsmiljøet må være effektive og rentable. Derfor må man analysere og optimere sine arbejdsprocesser. Ved at fjerne overflødige dele af arbejdsgangene, kan man både spare penge og arbejde hurtigere. Det kan også forhindre misforståelser, da kommunikationen og koordineringen internt i virksomheden forsimples betydeligt.
Optimering af arbejdsprocesser er altså i dagens erhvervsmiljø fuldstændig afgørende for at driften i en virksomhed er succesfuld, og vigtigheden af denne kompetence er stadig voksende. Hvis man ønsker at optimere sin virksomheds arbejdsprocesser, må man sætte sig ind i de nyeste værktøjer til formålet eller ansætte nogen, der har forstand på det.
4 trin til optimering af arbejdsprocesser
Optimering vil altså ofte være lig med effektivisering, og det kan man gribe an på mange måder. Men det eneste rigtige er at tage et grundigt kig på de arbejdsprocesser der eksistere i din virksomhed. Hvad er de, hvad består de af, hvad er deres fordele og ulemper, og hvordan kan de så ud fra alt det optimeres og forbedres, så virksomheden kan nå sine mål.
For at opnå procesoptimering skal du altså gennemgå din forretning, og trinvis stille dig selv de 4 følgende spørgsmål:
1. Hvilke processer findes i min virksomhed?
Hvis ikke du har overblik over opgaverne og processerne der danner flowet i din virksomhed, er det svært at optimere dem, og lægge en strategi for forbedringsindsatser. Så det første du skal gøre er altså at sætte dig ned og kigge på din organisation, hvordan gør I tingene, i hvilken rækkefølge gør I tingene, hvem er det der træffer hvilke beslutninger, og hvilke processer går i gang afhængigt af de valg der træffes?
2. Hvad består min virksomheds arbejdsprocesser af?
Det næste du skal gøre er at analysere de processer du har fundet frem til i trin 1. Hvilke trin består de af, og hvordan ser de strukturelt og detaljeret ud? Hvilken værdi tjener de forskellige trin for jer? Hvordan påvirker processerne kunder og medarbejdere? Disse spørgsmål giver mulighed for at se jeres produkt som en helhed skabt ud fra bl.a. disse arbejdsprocesser.
3. Hvilke af processer er svage og hvilke er stærke?
Nu skal der tænkes i effektivitet. Hvilke af disse identificerede arbejdsprocesser er rent faktiske en stærk ressource for virksomheden og hvilke er en svaghed? Bidrager de positivt på målsætningen i virksomheden, eller har processen faktisk ikke en konkret værdi? Det handler om at udnytte ressourcerne bedst muligt, og måske er der flere trin i arbejdsprocesserne, end der overhovedet er tid til eller for den sags skyld behov for. Tænk i økonomi, og tænk i udvikling. Hvad er der brug for, og hvad er der ikke brug for.
4. Hvordan optimerer jeg ud fra denne viden?
I dette trin skal du finde de gode løsninger til de arbejdsprocesser, hvor du har identificeret forbedringspotentiale.
Kan trinene i arbejdsprocessen eller rækkefølgen på dem laves om, eller skal de helt fjernes? Findes der ny teknologi der kan administrere virksomheden bedre, og dermed skabe mere produktivitet? Findes der metoder og ny data, der kan inspirere til at øge salget i virksomheden? Sidst men ikke mindst må man spørge sig selv, om der er tidskrævende arbejdsopgaver i virksomheden, der kan automatiseres.
Digitalisering og automatisering
Flere processer kan ofte enten delvist eller helt automatiseres, med den fordel at de ansatte i virksomheden kan fokusere på de allervigtigste opgaver. Digitalisering og automatisering er det nye og det der gør, at virksomheder vækster og i det hele taget overlever.
4 gode grunde til at automatisere arbejdsprocesser i din virksomhed:
- Følg med udviklingen: Det er tæt på umuligt at følge med i erhvervsmiljøet hvis du lader vær.
- Overlad det kedelige til computeren: Det er mange af de kedelige og administrative opgaver der er nemmest at automatisere.
- Fokusér på kerneopgaver: Dine ansatte kan få lov at fokusere på deres kerneopgaver.
- Mere data: Digitalisering kan sikre data, forbedre data, give større indblik i data, og mere kontrol over data.
Få hjælp til optimering hos Officekursus
Vi har masser af spændende kurser der introducerer nogle af de digitale værktøjer der kan optimere og effektivisere din virksomhed.
Se også: Digitale værktøjer: Kend disse 15 digitale værktøjer for at effektivisere din virksomhed
Vi har også gratis skabeloner til excel og andre værktøjer, der hurtigt kan sætte dig i gang. Bl.a. et årshjul, der kan give dig et overblik over opgaver i virksomheden, som er vigtig del af procesoptimering.
Du er også altid velkommen til at ringe til os på tlf. 7026 0930.
