Hvad er Office 365?

Som bruger af en PC (og MAC), har du med garanti i en eller anden sammenhæng hørt om Microsoft Office 365, men hvad er det i grunden Office 365 er for noget, det giver vi dig den korte version af her.

Forklaring på Hvad Office 365 er

Office 365 er Microsofts skybaserede læsninger til både private og primært virksomheder, her har du adgang til Online Office udgaver, samt adgang til at lagre dine dokumenter i Onedrive (Personlige bibliotek) eller i SharePoint (Virksomheds/afdelings bibliotek).

Med Office 365 er alt ved hånden

Vigtige Office 365 programmer

Med Office 365 har du alt ved hånden, uanset om du arbejder på din laptop , Mobil, eller Tablet. Når jeg skriver alt ved hånden, så mener jeg at uanset hvilket medie du arbejder fra, har adgang til Word, Excel, PowerPoint, Outlook i enten en udgave der er installeret på din PC/Mac, apps installeret på mobil eller tablets eller for den sagsskyld de browser baserede online udgaver.

Der hersker ingen tvivl om at desktop versionerne af Excel, Word, PowerPoint, Outlook mv. fortsat er de mest optimale programmer når det gælder specielle opgaver i programmerne.
Men som en ganske almindelig bruger, der skriver i Word, laver beregninger mv i Excel, så kan Office appsene eller online versionerne af Office pakken være ganske glimrende alternativer til arbejdet i programmerne.

Office 365 portalen – adgangen til skyen og det hele

Herunder ser du et billede af Office 365 Portalen, som jeg via en browser har logget ind i. Du kan logge ind her: https://login.microsoftonline.com

Som det fremgår har jeg adgang til online udgaver af Officepakken, og skulle du have behov for en desktop installation af Officepakken på din PC, så kan du i højre side for oven installerer Office på op til 5 enheder.

Udover Word Online, Excel Online etc. har jeg adgang til mine filer, både de som er sendt via mails (altså blot vedhæftet) samt de filer der er blevet arbejdet på af mig eller mine kollegaer.

Start billedet i Office 365 Portal

Forøg produktiviteten og samarbejdet i Office 365

At arbejde i Word, Excel, Outlook mv. har man kunne i mange år, og desværre er det således, at rigtig mange blot tager Office 365 for givet at være en ny version af Officepakken, men de tager fejl. jeg underkender ikke deres værdi, men Office 365 er bare helt vildt meget mere end det.

Et eksempel på det er to kollegaer der arbejder sammen om et dokument, og på god gammeldags manér skriver og gemmer, sender det i en mail til gennemlæsning hos kollegaen, som retter og sender retur….og samtidig med at kollegaen sender noget retur, har du lige rettet i din version af dokumentet………osv osv. det går galt og vi risikere forskellige versioner af den pågældende fil, og det er noget rod.

Gem dine filer i OneDrive eller SharePoint

Med Office 365 skal du fremadrettet placere dine filer en af følgende steder:

  • OneDrive for Business (hvis du er privat = OneDrive)
  • SharePoint Online
  • Microsoft Teams (En kommunikations og samarbejd “skal” der ligger oven på Teams) Se vores Blog om Hvad er Microsoft Teams

Gør du det, så vil dit arbejde og samarbejde med kollegaerne foregå meget lettere, idet i arbejder på den samme fil, som er placeret en af de tre nævnte steder.

Med Onedrive eller SharePoint har du mulighed for at dele filer med eksterne brugere uanset fra hvilket medie du vil dele, og give dem rettigheder til at redigere i din fil, se eksemplet herunder:

Del fil fra SharePoint

Arbejde på samme tid i samme dokument

Når vi med ovenstående for øje ved, at filer er placeret i OneDrive, Teams eller SharePoint, så kan du uden problemer arbejde i et dokument på samme tid som din kollega. Dette er uanset om du arbejder i online udgaver, eller i desktop versionerne af Office programmerne.

Office 365 – automatisk lagring

Herunder ser du hvordan Excel på PC ser ud, læg specielt mærke til at automatisk lagring er slået til så snart filen ligger i Onedrive el SharePoint, hvilket betyder at programmet automatisk gemmer arbejdet mens du arbejder. Du kan fortsat bruge fortryd knapperne, eller også kan du altid gå tilbage til tidligere versioner af dokumentet. Når der gemmes laves der automatisk en ny version.

Automatisk lagring af filer i Office 365

Office 365 apps

Som jeg har nævnt flere gange i dette indlæg, er Excel, Word, PowerPoint og Outlook en vigtig bestanddel af Office 365.

Der er mange apps i Office 365, herunder nævner vi de vigtigste af dem:

  • OneDrive – Gør det muligt at dele og synkronisere dine filer
  • OneNote – Et program der bruges til notater, hvor du kan oprette flere notesbøger, findes i en Windoes version eller som online app
  • Teams – Microsofts og Kommunikations værktøj, hvor chat, Telefonopkald (Telefon opkald kræver min E3 licens samt Phonesystem licens)
  • Power Automate – hed tidligere flow og bruges til automatisering af arbejdsprocesser
  • Yammer – Socialt netværksværktøj til større virksomheder
  • Forms – program til spørgeskemaer, test og evalueringer
  • Planner – Opgavestyrings værktøj som er tæt intgrerbart med Microsoft Teams
  • Sway – Bruges til at lave præsentationer i
  • Microsoft Stream – Microsofts sikre videotjeneste
  • PowerApps (en tjeneste til at bygge virksomhedsapps)
  • To-Do – en smart App byget på wundelist som er stedet hvor dine opgaver samles uanset om de er i Potlook planner etc.
  • Vagter – Administration af din arbejdsplan

Hvad koster Office 365

Det skal lige nævnes at jeg eller mine kollegaer ikke sælger Office 365 abonnementer, men holder os til at vise dig hvordan du i din virksomhed for mest ud af Office 365.

Priser og hvad der er indeholdt i priserne kan du se hos Microsoft

Få Office 365 træning

Vi har ret godt styr på Office 365 og de muligheder der ligger i Office 365. Har du behov for en snak omkring træning af jeres medarbejdere i en bedre udnyttelse af Office 365, så er du meget velkommen til at kontakte os på telefon 70 2609 30. Er du Office 365 bruger, er du beslutningstager eller IT/sikkerhedsansvarlig, så tag et kig på vores Office 365 kurser

Jeg ser frem til at høre fra dig, og giver gerne et uforpligtende bud på hvordan vi kan træne jeres medarbejdere i Office 365, med et perspektiv hen mod et mere effektiv samarbejde og ikke mindst produktivitet.