Hvad er Microsoft Planner

Planlæg opgaver med Planner

Microsoft Planner er et lille program, der er en del af Microsoft 365. Med dette program kan du planlægge og udføre opgaver enten til dig selv eller ved at tildele dem til andre i din organisation.

Du har et godt overblik over dine “planer”, uanset om det er dine egne, dem du har tildelt til andre eller blot en plan, du er medlem af. I alle planer kan du blandt andet se, hvilke opgaver der er oprettet, hvem de er tildelt til og hvornår der er deadline. Med få klik med musen får du et flot grafisk overblik over de forskellige projekter med tilhørende opgaver samt hvem der skal løse dem og hvilken status og fremdrift der er på opgaverne.

Microsoft Planner minder meget om populære online værktøjer som f.eks. Trello og Podio.

Sådan starter du Planner

Du kan åbne programmet på flere måder, se metoderne herunder:

• I en web-browser (på internettet).
• Start programmet via Microsoft Teams.
• Start fra en mobil enhed.

Åbn Planner i en Web browser

1. Du skal gå til www.office.com og logge ind på SharePoint Online.
2. Klik på Appstarter i venstre hjørne og vælg Planner på listen.
   
   Kan du ikke se Planner på listen, skal du klikke på flere Apps (Microsoft viser dig de Apps, som du senest har benyttet).

Åbn Planner fra Microsoft Teams

1. Åbn Teams og kig i den lodrette panel i venstre side og klik på Flere tilføjede apps i bunden af panelet.
   Det vises ved tre prikker (…) som du skal klikke på.
2. Vælg appen Tasks fra Planner og To Do.
   Hvis du ikke kan se appen, kan du begynde at skrive Planner i søgefeltet. Så vises ikonet.
   

Planner kan også tilføjes til faner i relevante kanaler i Teams, se mere herom i vores indlæg om hvad er Teams?

Åbn Planner fra en mobil enhed

1. Download Planner til din SmartPhone eller tablet fra f.eks. App Store eller Play Butik.
2. Åbn Planner ved at prikke på den.
   

Arbejdet i Planner

I Planner har du mange muligheder for at organisere opgaver. Du kan have flere planer, som du efterfølgende kan strukturere på lister, sortere og meget andet, der hjælper dig, når du skal finde opgaverne igen.

Sådan opretter du plan (opgave samling)

Når du opretter en plan, kan du vælge, hvem der har adgang til planen.

• Offentlig – alle i din organisation kan se listen.
• Privat – kun de personer, du tilføjer, kan se planens indhold.

1. I venstre side skal du klikke på linket Ny Plan.
2. Du skal skrive et navn, og i området Beskyttelse af personlige oplysninger skal du beslutte, hvem der må få adgang.
   Du kan også tilføje en lille gruppebeskrivelse, der hjælper kollegaer med at se, hvad planen handler om.
   
3. Klik på Opret plan i bunden.

Sådan opretter du en opgave i Planner

1. Når din plan er oprettet, bliver du med det samme tilbudt at oprette en opgave.
2. Skriv en titel og vælge en forfaldsdato.
   
3. Skriv evt. hvem der skal have tildelt opgaven.
4. Klik på Tilføj Opgave.

Når du skal oprette den næste opgave, vælger du Tilføj Opgave.

Saml opgaver i Opgavesamlinger

Hvis du har mange opgaver i en Plan, hjælper det med overblikket, hvis du kan samle dem i opgavesamlinger. Du kan have mange af dem. 

1. Klik på Tilføj ny opgavesamling og navngiv samlingen.
2. Brug musen til at fordele opgaverne på de forskellige samlinger.

På billedet nedenfor er der oprettet to opgavesamlinger: Interne og Eksterne.

Bemærk, at du kan tilføje opgaver direkte til de forskellige samlinger.

Få overblik over opgaverne

Når du åbner Planner, kan du se tavlen med alle opgaver. Det er det billede, du kan se i ovenstående skærmbillede. I toppen af skærmen finder du et link til andre visninger, som kan hjælpe med overblikket.

Du kan se fremdrift på opgaverne i Diagrammer.

Du kan se fordelingen af opgaver i Tidsplan.

Er du interesseret i at vide mere om Planner, Teams mv. Så kan jeg anbefale dig at se mere om vores kursus i Microsoft Office 365