Gendan et Word dokument
De fleste, der har arbejdet med Word gennem tiderne, har prøvet at lukke et Word dokument uden at gemme. Det er muligvis sket ved en fejl og det kan være mange timers arbejde, der er gået tabt.
Der findes imidlertid en funktion i Word, som gør at programmet alligevel gemmer dit dokument selvom du har sagt ’Gem ikke’, da du blev spurgt om du ville gemme. Word fik i 95-versionen en ”Auto-gem” funktion, som egentligt var beregnet til at kunne gendanne dit dokument, selvom der skete et nedbrud, en strømafbrydelse eller lignende – så når Word blev startet igen, blev du tilbudt at gendanne eventuelt åbne dokumenter. Funktionen findes stadig i dag.
Denne funktion kunne kun redde dig i tilfælde af et systemnedbrud – havde du selv sagt nej til at gemme dokumentet, ville det være tabt.
Men fra 2010-versionen af Word bliver informationerne om dit dokument stadig gemt, selvom du siger nej til at gemme – og du har minimum 4 dage til at gendanne ikke-gemte dokumenter.
I det følgende vil vi kigge på, hvordan det foregår, men du skal også vide, at HVIS du har oprettet dit dokument, så det er gemt online – dvs. i Teams, SharePoint eller OneDrive, så er dokumentet og alle tilføjelser gemt i samme sekund de er lavet, så her bliver du ikke engang spurgt om du vil gemme når du lukker dokumentet. Her er det så muligt at gendanne tidligere versioner af dokumentet – noget vi også kigger på i dette indlæg.
Læs også vores guides: Indsætte billeder i Word og sådan søger og erstatter du tekst.
Er du interesseret i at lære mere om Word, så se vores udbud af Word kurser
Gendan et ikke gemt Word dokument
Denne vejledning tager udgangspunkt i at du har startet Word i desktopversionen – altså den version, der er installeret på din pc. Du er startet på at arbejde i et dokument (det enten være et nyt dokument eller et eksisterende) og har arbejdet i dokumentet i minimum 10 minutter. Da du var færdig med at arbejde i dokumentet og lukkede det, trykkede du ’Gem ikke’.
Den føromtalte funktion, der gemmer informationer om dit dokument i tilfælde af systemnedbrud, gemmer som standard hver 10. minut – derfor skal du have arbejdet i minimum 10 minutter i dokumentet før en gendannelse er mulig.
Gendan Word dokumentet ved at starte Word og klikke på ’Filer’ i venstre side af båndet:
I menuen, der dukker op, skal du klikke på ’Åbn’:
Helt nede i bunden af vinduet – under oversigten over dokumenter, der har været åbnet for nylig, finder du knappen ’Genopret dokumenter, der ikke er gemt’:
Når du klikker på den, kommer dette vindue frem:
Her vil du kunne se alle de dokumenter, der er blevet lukket, uden at gemme de sidste minimum 4 dage. Hvis du ikke havde navngivet dokumentet selv, kan det automatisk have fået navnet efter den første tekst eller overskrift i dokumentet efterfulgt af ”Unsaved…”. Havde dokumentet været gemt og fået et navn, vil du kunne se dokumentets navn – efter fulgt af ”Unsaved…”
Det kan være en stor hjælp, når man skal gendanne et bestemt dokument og der ligger mange dokumenter på listen, at kigge efter dato og tidspunkt for, hvornår den sidste auto-gem er sket i kolonnen ’Ændringsdato’
Marker det dokument, du vil gendanne og klik på ’Åbn’.
Dokumentet bliver åbnet i skrivebeskyttet tilstand – og du skal gemme dokumentet rigtigt for at kunne arbejde i det – det fremgår af meddelelsen i båndet øverst:
Når du klikker på ’Gem som’ får du den almindelige ’Gem som’-dialogboks:
Her navigerer du frem til placeringen – ændrer evt. navnet – og klikker ’Gem’. Dokumentet er nu gendannet og du kan arbejde videre med det, som du plejer.
Gendan en tidligere version af et Word dokument
Hvis dit dokument ligger ”i skyen” dvs. online i Teams, SharePoint eller OneDrive, så er det muligt at gendanne en tidligere version af dokumentet. Når dokumentet ligger online, bliver der automatisk oprettet versioner af dokumentet hver gang dokumentet bliver ændret – uanset om det er dig eller andre, der har adgang til dokumentet, der laver ændringerne – og der oprettes også versioner mens du arbejder.
Du kan selv, løbende, klikke på ’Gem’ og sikre at du får en version fra et bestemt tidspunkt. Det er så muligt at åbne og se tidligere versioner – og det er muligt at gendanne en tidligere version af dokumentet.
Når du arbejder med dokumentet i desktopversionen, kan du se navnet på dokumentet øverst i Word vinduet – i titellinjen:
’Automatisk lagring’ er her slået til – dette er dog ikke en forudsætning for at der kan gendannes, men det sikrer at der også bliver oprettet versioner mens der arbejdes i dokumentet – hvis du f.eks. sidder en hel dag og arbejder i samme dokument, så er det praktisk af have forskellige tidligere versioner at vende tilbage til.
Det fremgår også, efter dokumentnavnet, at de sidste ændringer er gemt. Ved at klikke på dokumentnavet dukker denne menu op:
Her kan du klikke på ’Versionshistorik’. Der dukker et panel frem i højre side af skærmen:
Her kan du se de tidligere versioner – og du kan se, når du vælger en tidligere version, hvad der er ændret ved at aktivere ’Vis ændringer’ og bladre gennem ændringerne og se dem i dokumentet med de to pile til højre.
Dit dokument er åbnet i et nyt vindue – så du i det ene vindue ser dit nuværende dokument og i det andet ser den tidligere version. Du kan se dette og skifte mellem vinduerne i Proceslinjen i Windows:
Lad musemarkøren hvile på Word-ikonet og de to vinduer dukker op. Har du mange dokumenter åbne, bør du lukke dem, der ikke skal bruges i forbindelse med den gendan-proces du er i gang med lige nu, da de kan forvirre.
Vær opmærksom på at den tidligere version af dokumentet er skrivebeskyttet. Du kan vælge mellem de tidligere versioner ved at klikke på dem – og evt. gennemgå hvad der er ændret i hver version. Der kan, som standard, være op til 500 tidligere versioner.
For at gendanne en tidligere version af dokumentet, klikker du på ’Gendan’ i den gule bjælke:
Dokumentet er nu gendannet til den tidligere version. Ville du ikke gendanne alligevel, ligger den forrige version af dokumentet nu i versionsoversigten og kan gendannes igen.
