Trinvis Guide til Word Brevfletning

Brug brevfletning i Word til at udsende mange breve

Hvis du skal sende breve til mange mennesker f.eks. invitationer, indkaldelse eller salgsbreve, så er brevfletning i Word funktionen du skal bruge. Du har det samme værktøj til brevfletning i Word 2013, 2016, 2019 og Microsoft 365, så du kan bruge nedenstående vejledning uanset, hvilken version af Word du har. Brevfletning i Excel tror de fleste er muligt, men sagen er den, at Excel kan indgå som en liste i brevfletningen. Brevfletningen sker udelukkende i Word.

Hvad er brevfletning?

Når du fletter kombinerer du en liste f.eks. med navn, adresse m.v. med et dokument. Du fortæller Word, hvor du vil have oplysningerne til at stå, og hvor oplysningerne skal hentes fra.

Word brevfeltning hvad er brevfletning

Ordbog

  • Dokumentet du skriver og markerer, hvor du vil have informationerne ind, kaldes hoved dokument.
  • Oplysningerne, som du vil have sat ind i hoveddokumentet, er gemt i en kilde eller kildefil.
  • Markørerne til de enkelte oplysninger kaldes fletfelter (eller blot felter).
  • Poster er samling af oplysninger, som skal i det samme dokument. F.eks. en persons oplysninger. De står på samme række i kildefilen.

En kilde kan være et kartotek (kundekartotek, økonomisystem eller lignende), en Excel mappe eller lignende.

Hvis du flytter kildefilen vil Word “spørge” efter den, når du åbner dit hoved dokument eller skrive i fletfelterne, at de ikke virker.
Feltet viser fejl pga manglende kildefil

Du kan godt udskifte kildefilen med nye oplysninger, uden at Word reagerer, hvis du sørger for, at navnene er de samme både på kildefilen og i overskrifterne.

Hvis du ikke har noget, der kan bruges som kildefil, kan du taste alle oplysningerne ind i Word, når du starter på brevfletning.

Som oftest bruger man brevfletning, når man skal sende mange breve. Der er dog ikke noget, der forhindrer dig i, at du fletter andre oplysninger f.eks. oplysninger om inventar til labels. Hvis du vælger fanen Forsendelser og derefter menuen Start brevfletning, kan du se de forskellige muligheder, som Word tilbyder.

Forskellige muligheder for brevfletning

Arbejdsprocessen til brevfletning i Word

  • Find ud af hvilken kilde du vil bruge og sikre dig, at den er i orden.
  • Skriv teksten du vil flette med – den tekst der skal stå i det færdige dokument. Dette er dit hoveddokument.
    Du kan vælge at skrive i et tomt dokument, eller du kan vælge at starte med at vælge fanen Forsendelser, derefter menuen Start brevfletning og knappen Breve.
  • Tilknyt kildefil til hoveddokumentet.
  • Indsæt fletfelter i hoveddokumentet.
  • Flet til dokument eller mail.

I vores eksempel har vi en færdig kildefil i form af en Excel mappe og skrevet et dokument. Vi viser først brevfletning i Word, og dernæst hvordan brevfletning i Outlook fungerer.

Betingelser til kildefiler

Word stillier nogle betingelser til den kildefil du bruger. Ellers kan Word simpelthen ikke finde oplysningerne.

  • Oplysningerne skal stå på en liste, og hvert fletflet skal have sin kolonne.
  • Oplysningerne skal starte i toppen. Hvis du f.eks. bruger et Excel regneark, skal du begynde din liste i række 2 (række 1 hvis du ikke har overskrifter i række 1).
  • Det er bedst, hvis du skriver et godt navn til overskriften.
    Overskrifter kan varmt anbefales, da navnene bliver vist, når du senere skal bruge brevfletning i Word, så du slipper for at gætte.

Start brevfletning i Word

Når du skal bruge brevfletning, skal du starte med at knytte en kildefil til dit dokument i Word.

  1. Åbn dit dokument i Word
  2. Vælg fanen Forsendelser og derefter menuen Vælg modtagere
    Word brevfeltning kildefil vælges
  3. Vælg Brug en eksisterende liste.
    Word åbner en boks, hvor du kan vælge en datakilde.
  4. Find og udpeg din kildefil.
    I vores eksempel er det et Excel regneark.
  5. Word viser dialog boksen Vælg tabel, hvor du kan præcisere dit valg.
    Hvis du bruger en Excel-mappe, skal du udpege fanen med din liste.
    Udpeg fane i kildefil
  6. Afkryds Første datarække indeholder kolonneoverskrifter, hvis du har overskrifter i din liste.
    Ellers vil du få et brev, du kan sende til dine overskrifter.

Så er du klar til at fortælle Word, hvor oplysningerne skal stå.

Indsæt flettefelter i Word

Nu hvor du har tilknyttet en kildefil, får du nogle flere aktive funktioner i fanen Forsendelse.

Hvis du klikker på menuen Indsæt fletfelt, kan du se de overskrifter, du har skrevet i din kildefil. (Hvis du ikke har skrevet overskrifter, vil du se indholdet af den 1. post i hvert felt.)
Word brevfeltning feltnavnet tages fra kolonneoverskriften

Vi skal bruge navn og adresse i vores Word brevfletning, så vi vil bruge funktionen Adresseblok.

  1. Placer skrivemarkøren der, hvor navn og adresse skal stå.
  2. Vælg fanen Forsendelse og klik på knappen Adresseblok
    Word brevfeltning knap til adresseblok

    Du får vist dialogboksen Indsæt adresseblok.
  3. Vælg i venstre side, hvordan navnet skal se ud, når det sættes ind.
    Word brevfeltning dialogboksen adresseblok
  4. I højre side under Eksempel skal du kontrollere, at oplysningerne er korrekte.
    I vores eksempel mangler feltet Navn. Det skal vi have tilknyttet.
  5. Hvis der mangler oplysninger så klik på knappen Match felter… i nederste højre hjørne.
    Du får vist dialogboksen Match felter.
    Word brevfeltning dialogboksen match felter
  6. Find de(t) felt(er) hvor der mangler oplysninger og klik på pilen til højre for bemærkningen (ikke tilsvarende).
    Du får vist listen over dine overskrifter (!)
  7. Udpeg det felt du skal bruge.
    I vores eksempel skal vi bruge Navn i stedet for Fornavn.
  8. Afslut med OK og du vender retur til dialog boksen Indsæt Adresse boks. Kontroller, at oplysningerne i Eksempel nu er korrekte.
    Word brevfeltning eksempel på oplysninger i adresseblok
  9. Afslut med OK.

Du får nu indsat et mærke (et felt) for Adresseblok i dit dokument.

Word brevfeltning feltet Adresseblok

For en sikkerheds skyld vil vi gerne se, om det er de rigtige adresser.

  1. Vælg fanen Forsendelse og klik på knappen Vis resultater.

Word brevfeltning vis adresser

Nu får du vist navne og adresser i dit dokument.

Hvis du vil bladre i adresselisten, skal du klikke på Postvælgerne ved siden af Vis resultat.

  1. Klik på pilene eller skrive et tal i ruden.

Indsæt felter enkeltvis

Vi skal også bruge navnet nede, hvor vi skriver “Kære xx”.

  1. Slet xx og placer skrivemarkøren efter “Kære”.
  2. På fanen Forsendelse skal du klikke på menuen Indsæt fletfelt.
    Word brevfeltning Indsæt feltet navn
  3. Klik på feltet Navn.

Word brevfelt resultat af match af navn med fornavn

Nu har vi fået skrevet brevet og sat felterne ind. Nu skal der dannes et dokument til hver person på vores liste.

  1. På fanen Forsendelse skal du klikke på menuen Afslut og flet.
    Word brevfeltning afslut og flet
  2. Vælg Rediger enkelte dokumenter…
    Du kan også vælge Udskriv dokumenter.. så fletter du direkte til printeren.
    I vores eksempel vælger vi Rediger enkelte dokumenter…
  3. I dialogboksen Flet til nyt dokument vælger du Alle
    Word brevfeltning dialogboksen flet til nyt dokument

    Så bliver der flettet til alle på vores liste. Du kan også vælge at flette til nogle af posterne f.eks. fra nr. 1 til 10 eller til den post, du har valgt i postvælgeren.
  4. Word danner et nyt dokument med et brev til hver person på vores liste.
  5. Kig dokumenterne igennem og print dem.

Ret i kildefilen mens du er i gang med brevfletning i Word

I vores eksempel står der “Kære Agnes Jørgensen” i brevet. Det ser jo ikke så godt ud. Det er blevet sådan, fordi vores liste har både fornavn og efternavn stående i kolonne A – Navn. Vi har derfor brug for at opdele kolonnen i to og derefter tilknytte den nye version til Word.

  1. Åbn din kildefil og opdel kolonnen Navn i 2
    I vores eksempel er det kolonne A der skal deles i A og en ny kolonne B. Tip: På fanen Data finder du funktionen Tekst til kolonner som kan hjælpe
  2. Skriv nye overskrifter
    Vi vælger Fornavn i kolonne A og Efternavn i den nye Kolonne B. Det er Word standardbetegnelser, så de er lette at arbejde med.
  3. Gem din kildefil.
  4. I dit hoved dokument vælger du fanen Forsendelser og derefter menuen Vælg modtagere.
  5. Vælg Brug en eksisterende liste.
  6. Udpeg din kildefil igen.
    Ugyldig felt matches med et andet, ved tilknytning af kildefil
    Word vil vise dialogboksen Ugyldigt fletfelt og foreslår, at vi erstatter Navn med Fornavn.
  7. Du kan nu:
    1. Klik på Fjern felt (Word vil slette feltet i dokumentet).
    2. Erstatte det ugyldige fletfelt med Words forslag (eller udpeg et andet felt til erstatning).
      Vi vælger at erstatte med Fornavn.
  8. Vælg OK.

Efter “Kære ” står der nu kun et fornavn. Bemærk at i Adresseblokken har Word selv fundet ud af, at efternavnet også skal bruges.

Resultat af match af navn med fornavn

Jeg har ikke nogen kildefil. Hvordan kan jeg så udføre brevfletning?

Hvis du ikke har en kildefil, kan du skrive alle data ind, når du bruger brevfletning i Word.

  1. Vælg fanen Forsendelser og derefter menuen Vælg modtagere.
  2. Vælg Skriv en ny liste…
  3. Skriv dine oplysninger ind.

Flet til mail med Word brevfletning

Når du skal flette til e mails, skal du oprette et dokument på samme måde som ved brevfletning. Der er nogle enkelte valg, du kan gøre anderledes for at få formatet til at passe bedre til mails.

Mails bliver sendt med det samme – der er ikke mulighed for gennemsyn. Det er derfor en god ide at skrive din egen mailadresse ind på liste også flette til den, før du sender ud til mange andre. Mail sendes ud med din standard Outlook e-mailadresse som afsender. Vær opmærksom på, at mange masse-udsendelser kan betyde, at nogle mailservere betragter det som SPAM, og din besked ryger i mappen uønsket post i Outlook.

  1. Åbn et dokument i Word.
  2. Vælg fanen Forsendelser og derefter menuen Start brevfletning.
  3. Vælg punktet Mails.
    Skærmen ændrer sig fra at være et dokument til at være et stort felt som tekstfeltet i en mail.
    Hoveddokument til mail felt
  4. Udpeg eller opret din kildefil som beskrevet ovenfor.
  5. Skriv din tekst og indsæt fletfelter som beskrevet ovenfor.
  6. På fanen Forsendelse skal du klikke på menuen Afslut og flet.
    Word brevfeltning vælg flet til mail i fanen Forsendelse
  7. Vælg Send mails…
    Word brevfeltning dialogboksen felt til mail
  8. I dialog boksen Flet til mail
    1. vælger du det fletfelt, der indeholder mailadresser (hvis Word ikke har valgt det for dig).
    2. skriver et emne i feltet Emnelinjen.
    3. Vælger om du vil flette til alle eller nogle enkelte.
  9. Vælg OK.
  10. I Outlook kan du kontrollere mailen i mappen Sendt.
    Mail som resultat af flet til mail

Brevflet til mail med vedhæftet fil

Du kan godt brevflette til mail og vælge at dit brev bliver sendt som vedhæftet dokumentet i mailen. Du skal dog være opmærksom på at der så ikke bliver indsat tekst i selve mailen.

Hvis du vil brevflette til mail med vedhæftet fil skal du følge ovenstående vejledning til flet til mail men under punkt 8 skal du

  • På rullelisten Mailformat: vælger du Vedhæftet fil
    send din tekst som vedhæftet fil ved hjælp af Word brevfletning

Word kan meget mere….

I vores blog finder du flere tips til smarte måder at bruge Word på. Har du f.eks. brug for et vandmærke i dit brev, kan du finde en guide i vores blog indlæg Vandmærke i Word.

Bliv bedre til Word

Vil du lære mere om Word og have tingene forklaret af en af vores Word specialister, så har vi forskellige muligheder til dig:

  • Word kursus hos jer– kurserne afholdes med fysiskfremmøde.
  • E-learning – Du kan tage et Word kursus som et Video kursus (E-learning). Kurserne kan tages, når det passer dig. Kurserne er lavet af vores egne instruktører og indeholder videolektioner med tilhørende øvelser. Har du spørgsmål undervejs, kan du altid ringe eller skrive til os.

Du kan også tilmelde dig vores nyhedsbrev og få gode tips og tricks til, hvordan du kan optimere din brug af Word og Microsoft 365. Du finder et link nederst på siden.

Bestil et tilbud

Udfyld nedenstående oplysninger, og vi vil kontakte dig hurtigst muligt med et tilbud.

Spørg om kurset

Har du spørgsmål til et kursus, så kan du udfylde nedenstående, og vi vil hurtigt kontakte dig.

Tilmeld nyhedsbrev

Udfyld nedenstående oplysninger hvis du ønsker at modtage en e-mail med nyheder, tips og tricks i form af diverse video guides til Office pakkens programmer.

Tilmeld dig vores kursusagent

Er du klar på at deltage i et kursus med et par ugers varsel, så tilmeld dig vores Last minute tilbud – og få tilbud om kurser med op til 40% i rabat.

Tilbuddet som du modtager pr. mail, gælder for dig og dine kollegaer.

Udfyld nedenstående oplysninger, herefter holder vi dig orienteret pr. mail når der er restpladser på vores kurser.

Bestil tilbud på E-learning

Udfyld nedenstående formular, og vi vil vende tilbage med et tilbud på E-learning.

Afspil video