Betinget formatering Excel

Guide: Sådan laver du betinget formatering i Excel

Excel er meget mere end et regneark. Excel giver dig mulighed for på en visuel måde at holde styr på data. En effektiv metode til at gøre dine data mere overskuelige kaldes »betinget formatering« eller på engelsk »conditional formatting«. I denne artikel vil vi vise dig, hvordan du bruger betinget formatering i Excel.

Hvad er betinget formatering i Excel?

Betinget formatering i Excel er en metode til at fremhæve og visualisere særlige tal eller tekster på forskellige måder. På den måde kan du meget nemt gøre dine data overskuelige. Det er en hjælp, hvis du skal bruge data fra dit Excel-regneark i en rapport, eller hvis en anden end dig selv skal bruge de data, du behandler i Excel-arket.

I et Excel-ark har man ofte mange forskellige celler med tal. Hvis man gerne vil have, at specifikke tal skal være fremhævet med en særlig farve, kan man bruge betinget formatering i Excel.

Betinget formatering med datalinjer

Med datalinjer er det muligt at visualiserer talstørrelserne i en talkolonne med farveforløb som ligner nogle små bagvedliggende vandrette søjler, hvor cellen med det største tal har den længste bagvedliggende søjle (datalinje), og tilsvarende har det mindste tal den korteste bagvedliggende søjle (datalinje).

Sådan gør du:

  1. Markér tallene.
  2. Under fanen Hjem og i gruppen Typografier, klik på ikonet »Betinget formatering«:
    Ikonet Betinget formatering
  3. Vælg i kategorien Datalinjer, en ønsket farveudfyldning:
    Betinget formatering: Datalinjer
  4. Herunder ses cellen med det største tal 50.000, der har den længste bagvedliggende sølje. Er værdien halv så stor, altså 25.000 er den bagvedliggende søjle halv så lang. Og hvordan ser det ud, hvis tal er negative? Se eksemplerne herunder:
    Betinget formatering; Eksempler med datalinjer

Brug af flere betingede formateringer på det samme datasæt

Med et datasæt bestående af en talkolonne, ønsker vi med betinget formatering at fremhæve cellerne med grøn fyldfarve hvis tallet er godkendt, og cellefarven rød hvis tallet ikke er godkendt.

Sådan gør du

  1. Markér tallene.
  2. Vælg »Større end…« i kategorien »Regler for fremhævning af celler« under ikonet »Betinget formatering«:
    Betinget formatering: Større end
  3. I den fremkommende dialogboks skal du indtaste værdien (25000) som er mindste værdi der kan godkendes, og vælge den grønne fyldfarve på dropdown-listen:
    Betinget formatering: Større end
  4. For de ikke godkendte tal, vælger du denne gang formateringen »Mindre end…« med værdien (20.000) for de værdier der ikke kan godkendes, og vælger en rød fyldfarve:
    Betinget formatering: Mindre end
  5. Herunder ses resultatet:
    Betinger formater med to regler

Fremhæve celler ud fra datokriterie

Det er muligt at farvelægge dato-celler ud fra et datokriterier. Hermed kan der skabes et overblik over tidsregistrerede forespørgsler, klager, ordre med mere. Der er 10 forskellige datokriterier, for eksempel »I går«, »I de sidste syv dage«, »Denne måned« med flere.

Sådan gør du

  1. Markér cellerne med datoerne.
  2. Vælg »En dato, der falder…« i kategorien »Regler for fremhævning af celler« under ikonet »Betinget formatering«.
  3. Vælg, i den viste dialogboks, »I de sidste syv dage« i dropdown-listen, og klik OK:
    Betinget formatering: Vælg datokriterie
  4. Herunder ser resultatet med en datoliste:
    Betinger formatering: Efter dato

Brug af ikoner til fremhævning

Celler med talværdier kan ikke blot farvelægges men der kan også vises med ikoner. Med en talkolonne der indeholder aktuelle omsætninger, ønsker vi at fremhæve tallene der har nået et omsætningsmål med et flueben, og de tal som ikke er acceptabel, fremhæves med et kryds. Og tallene derimellem skal ikke tilføjes et ikon.

Sådan gør du

  1. Markér tallene.
  2. Vælg »Tre symboler (uden cirkler)« i kategorien »Ikonsæt« under ikonet »Betinget formatering«:
    Betinget formatering: Vælg Tre symboler
  3. Herunder ser du ikonerne på cellerne, som er opdelt i tre lige store værdigrupper efter en procentsats:
    Betinget formatering: Tre symboler (uden cirkler)
  4. Fordelingen af ikonerne er med de tre ikoner 1/3-del, hvilket vi skal have tilpasset. Se herunder hvordan du redigere betinget formatering.

Rediger betinget formatering (anvendelse af dynamiske grænseværdier)

Der kan være brug for at redigere en betinget formatering, hvor det kan være grænseværdierne du ønsker at ændre, farverne, eller området formateringen skal virke på. Vi redigere listen med ikoner, fra det ovenstående eksempel.

Sådan gør du

  1. Redigering af området med betinget formatering, kræver ikke du markerer hele området, det er nok kun at markére én celle i området. Vælg herefter under ikonet »Betinget formatering«, »Administrer regler…«.
  2. I den viste dialogboks, markér reglen og klik på knappen »Rediger regel…«:
    Betinget formatering: Rediger regel
  3. I den viste dialogboks starter du med at skifte typen fra procent til tal:
    Betinget formatering: indstille typen
  4. Grænseværdierne er angivet i celler, ude i arket, hvilket gør eventuelle ændringer af grænserne nemt.
    Brug værdi-felternes reference-knapper til at tilføje referencer til felterne for henholdsvis godkendt (celle $E$2) og ikke godkendt (celle $E$3):
    Betinget formatering: Rediger
  5. Celler med mellemliggende værdier er vist med et udråbstegn, hvilket vi ønsker at fjerne. Klik på pilen i højre side af knappen med udråbstegnet, og vælg øverst på listen »Intet celleikon«:
    Betinget formatering: Ændre celleikon
  6. Bekræft dialogboksene med knappen OK, og se resultatet herunder (og eksempel hvor grænseværdierne er blevet ændret i arket):
    Betinget formatering: Ikonsæt

Fjerne betinget formatering

Der kan fjernes enkeltvis betinget formatering fra et ark, eller dem alle sammen i arket, på én gang.

Sådan gør du

  • Markerer det pågældende celleområde, og vælg under ikonet »Betinget formatering«, »Ryd regler« hvormed du kan fjerne formateringen fra det markerede celleområde eller fjerne formateringerne fra hele arket:
    Betinget formatering: Ryd regler
  • Markerer en celle i et området med betinget formatering, og vælg under ikonet »Betinget formatering«, »Administrer regler«. I den viste dialogboks, som viser reglerne ved din markering, kan du markere en enkelt regel og slette den med knappen »Slet regel«:
    Betinget formatering: Administrer regler

 

Bliv endnu bedre til Excel

I denne artikel har vi beskrevet to relativt simple former for betinget formatering. Vil du gerne lære, hvordan man f.eks. bruger Excels betingede formatering hvis en celle er tom, hvordan man laver betinget formatering af en dato, eller hvordan man bruger Excels betinget formatering, hvis en anden celle end den, der skal formateres, bruges til at formatere andre celler ud fra? Betinget formatering giver masser af muligheder, og hvis du gerne vil blive endnu bedre til Excel, kan du lære meget mere på et af vores Excel-kurser.

Tjek vores også vores nyhedsbrev og få gode tips og tricks til, hvordan du kan optimere din brug af Excel og Officepakken.

Bestil et tilbud

Udfyld nedenstående oplysninger, og vi vil kontakte dig hurtigst muligt med et tilbud.

Spørg om kurset

Har du spørgsmål til et kursus, så kan du udfylde nedenstående, og vi vil hurtigt kontakte dig.

Tilmeld nyhedsbrev

Udfyld nedenstående oplysninger hvis du ønsker at modtage en e-mail med nyheder, tips og tricks i form af diverse video guides til Office pakkens programmer.

Tilmeld dig vores kursusagent

Er du klar på at deltage i et kursus med et par ugers varsel, så tilmeld dig vores Last minute tilbud – og få tilbud om kurser med op til 40% i rabat.

Tilbuddet som du modtager pr. mail, gælder for dig og dine kollegaer.

Udfyld nedenstående oplysninger, herefter holder vi dig orienteret pr. mail når der er restpladser på vores kurser.

Bestil tilbud på E-learning

Udfyld nedenstående formular, og vi vil vende tilbage med et tilbud på E-learning.

Afspil video