Opret et møde i Microsoft Teams

Hvad er et Teams-møde, og hvordan opretter jeg et Teams-møde?

Mange virksomheder blev nødt til at sende medarbejdere hjem og arbejde hjemmefra på grund af Covid-19-pandemien. Det betød blandt andet, at der ikke kunne afholdes møder, hvor deltagerne var fysisk til stede i et mødelokale. Der blev i stedet brugt forskellige digitale platforme til at afholde møder online. Microsoft havde allerede sådan et “møde-program”, nemlig Teams. Men det stod hurtigt klart, at Teams ikke helt levede op til alle de krav og ønsker, der opstod til sådan et program. Derfor lagde Microsoft mange kræfter i at forbedre programmet, så brugernes krav og ønsker blev imødekommet.

Det betyder, at Microsoft Teams nu er blevet særdeles velegnet til at afholde møder online. Deltagerne kan sidde forskellige steder i hele verden og stadig holde møder, hvor de kan se og tale med hinanden. Det eneste krav er, at hver deltager har en PC med internetforbindelse, en mikrofon, højttalere og gerne et videokamera. Desuden kan deltagerne dele deres skærme, så en deltager for eksempel, kan vise de andre deltagere  en PowerPoint præsentation, eller et Excel-regneark, mens vedkommende selv kommenterer den – ligesom til et almindeligt møde. Deltagerne kan dele filer under mødet, og mødet kan optages, så indkaldte deltagere, der var forhindret, kan se en optagelse af mødet efterfølgende.

Her vil vi se på, hvordan man kan indkalde til et Teams-møde – både fra Teams, men også fra Outlook:

Sådan opretter du et Teams-møde fra Teams

1. Skift til kalenderen, i navigationspanelet til venstre i Teams.
   
2. Øverst til højre findes knappen Nyt møde – klik på den lille pil til højre for knappen og klik på Planlæg møde.
   
3. Formularen til mødeindkaldelsen dukker op og udfyldes med:
   1. Titel på mødet
   2. Obligatoriske og valgfri deltagere – her kan også inviteres eksterne deltagere, altså deltagere uden for organisationen, blot ved at skrive deltagernes e-mailadresser
   3. Startdato og -tid samt slutdato og -tid
   4. Gentagelse, hvis der indkaldes til en møderække
   5. Mødet kan tilknyttes en kanal i Teams, hvorfra delte filer, mødechat og en eventuel optagelse kan findes efter mødet – dette er ikke obligatorisk
   6. Der kan tilføjes en placering – dog sjældent nødvendigt til et onlinemøde, og det er ikke obligatorisk
   7. Eventuelt en beskrivelse af mødet til deltagerne – indhold/dagsorden osv.
      
4. Når mødeindkaldelsen er udfyldt, klikkes i øverste højre hjørne på Send og indkaldelsen bliver sendt ud til alle deltagerne.
   

Sådan opretter du et Teams-møde fra Outlook

1. Start Outlook og skift til kalenderen
2. Til venstre på fanen Hjem, klikkes på Nyt Teams-møde
   
3. Formularen til mødeindkaldelsen dukker op og skal udfyldes med
   1. Titel på mødet
   2. Obligatoriske deltagere – her kan også tastes eksterne e-mailadresser, hvis der skal gæster med til mødet
   3. Valgfri deltagere – også her kan tastes eksterne e-mailadresser
   4. Startdato og -tidspunkt
   5. Slutdato og -tidspunkt
   6. Sted – er som regel udfyldt med Microsoft Teams-møde
   7. Eventuelt en beskrivelse af mødet til deltagerne – indhold/dagsorden osv.
      
   8. Når formularen er udfyldt, klikkes på Send, så indkaldelsen sendes til alle deltagerne. I indkaldelsen ligger et link, som deltagerne kan klikke på for at deltage i mødet, når tiden er til det.
      

Vil du lære mere om Teams?

Hvis du vil lære mere om møder i Teams eller i det hele taget få kendskab til alle mulighederne i Teams, så kan vi enten tilbyde dig vores Teams-kursus eller vores e-learning i Microsoft Teams.