Hvad er et Teams møde, og hvordan opretter jeg et Teams møde?

Mange virksomheder blev nødt til at sende medarbejdere hjem og arbejde hjemmefra på grund af Covid-19 pandemien. Det betød blandt andet, at der ikke kunne afholdes møder hvor deltagerne var fysisk til stede i et mødelokale. Der blev i stedet brugt forskellige digitale platforme til at afholde møder on-line. Microsoft havde allerede sådan et “møde-program”, nemlig Teams. Men det stod hurtigt klart, at Teams ikke helt levede op til alle de krav og ønsker, der opstod til sådan et program. Derfor lagde Microsoft mange kræfter i, at forbedre programmet, så brugernes krav og ønsker blev imødekommet.

Det betyder at Microsoft Teams nu er blevet særdeles velegnet til at afholde møder online. Deltagerne kan sidde forskellige steder i hele verden – og stadig holde møder, hvor de kan se og tale med hinanden. Det eneste krav er at hver deltager har en PC med internetforbindelse, en mikrofon, højttalere og gerne et videokamera. Oven i købet kan deltagerne dele deres skærme, så en deltager, for eksempel, kan vise de andre deltagere  en PowerPoint præsentation, eller et Excel-regneark, mens vedkommende selv kommenterer den – lige som til et almindeligt møde. Deltagerne kan dele filer under mødet og mødet kan optages, så indkaldte deltagere, der var forhindret, kan se en optagelse af mødet efterfølgende.

Her vil vi se på, hvordan man kan indkalde til et Teams møde – både fra Teams men også fra Outlook:

Sådan Opretter du et Teams-møde fra Teams

1. Skift til kalender, i navigationspanelet til venstre i Teams
   
2. Øverst til højre findes knappen Nyt møde – klik på den lille pil til højre for knappen og klik Planlæg møde
   
3. Formularen til mødeindkaldelsen dukker op og udfyldes med:
   1. Titel på mødet
   2. Obligatoriske og valgfri deltagere – her kan også inviteres eksterne deltagere, altså deltagere udenfor organisationen blot ved at skrive deltagernes e-mailadresser
   3. Start-dato og tid samt slut-dato og tid
   4. Gentagelse, hvis der bliver indkaldt til en møderække
   5. Mødet kan tilknyttes en kanal i Teams, hvorfra delte filer, mødechat og en eventuel optagelse kan findes efter mødet – dette er ikke obligatorisk
   6. Der kan tilføjes en placering – dog sjældent nødvendigt til et online-møde og det er ikke obligatorisk
   7. Eventuelt en beskrivelse af mødet til deltagerne – indhold/dagsorden osv.
      
4. Når mødeindkaldelsen er udfyldt, klikkes i øverste højre hjørne på Send og indkaldelsen bliver sendt ud til alle deltagerne
   

Sådan opretter du et Teams-møde fra Outlook

1. Start Outlook og skift til kalenderen
2. Til venstre på fanen Hjem, klikkes på Nyt Teams-møde
   
3. Formularen til mødeindkaldelsen dukker op og skal udfyldes med
   1. Titel på mødet
   2. Obligatoriske deltagere – her kan også tastes eksterne e-mail adresser, hvis der skal gæster med til mødet
   3. Valgfri deltagere – også her kan tastes eksterne e-mail adresser
   4. Start-dato og tidspunkt
   5. Slut-dato og tidspunkt
   6. Sted – er som regel udfyldt med Microsoft Teams-møde
   7. Eventuelt en beskrivelse af mødet til deltagerne – indhold/dagsorden osv.
      
   8. Når formularen er udfyldt, klikkes på Send, så indkaldelsen sendes til alle deltagerne. I Indkaldelsen ligger et link, som deltagerne kan klikke på for at deltage i mødet, når tiden er til det.
      

Vil du lære mere om Teams

Hvis du vil lære mere om møder i Teams, eller i det hele taget få et kendskab til alle mulighederne i Teams, så kan vi enten tilbyde dig vores Teams kursus eller vores E-learning i Microsoft Teams.