Arbejdsprocesser er et vigtigt element i enhver virksomhed. De hjælper med at organisere og styre arbejdsgange, så virksomheden kan nå sine mål. Det er derfor vigtigt at forstå, hvordan disse processer fungerer, så man kan udnytte dem fuldt ud.
Hvad er arbejdsprocesser?
Arbejdsprocesser er den metode der ligger til grund for den gentagne menneskelige arbejdsindsats, der skaber et produkt eller en serviceydelse. Det er altså det flow eller den procedure, der er i en virksomhed, både i forhold til produktion og samarbejdet mellem kollegaer.
Flere arbejdsprocesser i en virksomhed skaber produktionsprocessen.
Arbejdsprocessen består af en række trin, der skal følges for at opnå et bestemt resultat. Disse trin kan være simple eller komplekse, men det er i alle tilfælde vigtigt at forstå, hvordan de hænger sammen, og hvordan de udføres korrekt, for eksempel ved at tilpasse dem forskellige situationer.
Det er også vigtigt at forstå, hvordan arbejdsprocesserne kan optimeres og automatiseres bedst.
Se også: Optimering af arbejdsprocesser
Grundlæggende faser indenfor arbejdsprocesser
Udvikling af arbejdsprocesser der skaber resultater handler om 5 essentielle faser og koncepter:
- Beslutningsfase: Man skal tage en beslutning om, at der er en opgave, der skal løses
- Planlægningsfase: Man skal planlægge hvordan man vil gribe det an, hvilke værktøjer der er nødvendige, og hvordan man vil strukturere det.
- Udførelsesfasen: Man skal føre beslutningen og planlægningen ud i livet, for at nå sit mål.
- Evalueringsfasen: Man må vurdere om den valgte tilgang har fungeret som ønsket, og lave dem om hvis ikke.
Disse 4 faser vil altid indgå i en arbejdsproces. Det er dog ikke nødvendigvis den samme person i virksomheden, der udfører alle faserne.
4 trin til at opnå en mere effektiv arbejdsproces
1. God og overskuelig struktur
Det er vigtigt at der er overskuelig struktur i de gentagne opgaver, der bliver uddelegeret til en virksomheds ansatte. På den måde opstår der hurtigere et flow i arbejdsprocesserne, en større effektivitet og en højere kvalitet på produkterne.
2. Fjern unødvendige forstyrrelser
Fjern alt det, der er i vejen for den effektive arbejdsproces. Lav en analyse der giver virksomheden viden om, hvad der er vigtigst, og hvad der i realiteten er overflødigt og i vejen for jeres projekt.
3. Begræns overflødige arbejdsprocesser
Begræns unødvendige arbejdsprocesser så meget som muligt med digitalisering og automatisering. På den måde har virksomheden større kontrol og tryghed.
4. Skab frirum til de vigtigste ting i processen
Find frem til hvad der allermest værdifuldt for organisationen, og fokuser på det der har betydning, og brug mindre tid på alt det der bruges energi på, uden egentlig grund.
Analyse af arbejdsproces
Hvordan finder man ud af, om den arbejdsproces man har udviklet er produktiv nok? Der er en række spørgsmål man kan stille sig selv, for at finde svar:
- Produceres der færre emner end der er kapacitet til?
- Hvor mange emner produceres der og hvor mange kan teoretisk produceres, hvis den ydede indsats er så høj som muligt?
- Svarer cyklustiderne i arbejdsprocessen til de øvrige produktionstrin, eller varierer de meget? Stor variation kan medføre dårlig kapacitetsudnyttelse i produktionsprocessen.
- Er der lang omstillingstid? Kort omstillingstid nedsætter behovet for lagerkapacitet.
- Benyttes eventuelle maskiner kun noget af tiden hvor den kører?
- Omstilles der unødvendigt sjældent? Der bør produceres efter hvor tit kunden trækker på produktet for, at undgå unødvendig store lager.
Har du brug for hjælp?
Ønsker du at optimere din virksomheds arbejdsprocesser med digitalisering og og automatisering?
Hos Officekursus har vi et hav af kurser og online kurser, der lærer dig at drive virksomhed med digitale værktøjer. På kurserne viser vi dig rundt i både ny og ældre teknologi inden for digitale værktøjer og effektivisering af virksomheder.
Vi har også en række dygtige konsulenter der ligger inde med dyrebar information, for dig der driver virksomhed. For eksempel har vi dygtige Python konsulenter, der kan sætte dig ind i det populære programmeringssprog.
Se også: VBA konsulent: Få hjælp til at effektivisere din virksomheds arbejdsgange
Du kan læse mere om vores online kurser her og bestille en konsulentydelse her.
Du er også altid velkommen til at ringe til os på 7026 0930.
