Hvad er et Årshjul i PowerPoint?
Et årshjul er en visuel oversigt over opgaver eller processer, som gentages, f.eks. hvert år, fordelt på måneder og/eller kvartaler. Årshjulet er opbygget som en cirkel, der kan være inddelt i måneder, så hver måned har sin egen del af cirklen. I hver måned kan man indsætte de opgaver, der skal udføres i den pågældende måned.
Selvom det kaldes et årshjul, behøver cirklen ikke strække sig over et helt år – den kan lige så godt være en måned, en uge eller måske bare de opgaver, der skal udføres hver gang man boarder en ny medarbejder, fordelt på de afdelinger eller personer, der skal udføre de enkelte opgaver.
Læs også om vores Excel Årshjul
I det følgende vil vi se på, hvordan man opbygger et klassisk årshjul, fordelt på 12 måneder, to afdelinger og 2 opgaver i hver afdeling, måned for måned, som vist i eksemplet nedenfor:
Videoguide: Sådan laver du et Årshjul i PowerPoint
Guide: Indsæt Solstrålediagram i PowerPoint
Årshjulet laves ved hjælp af et Solstrålediagram. Den indsættes via en ’Ny slide’ i præsentationen og vælg layoutet ’Tom’.
Skift til fanen ’Indsæt’ i båndet øverst og klik ’Diagram’. I menuen til venstre vælger du ’Solstråle’ og klikker ’OK’.
PowerPoint indsætter nu et solstrålediagram med nogle eksempeldata. Desuden vises en datatabel, med de data, som diagrammet viser lige nu.
Tilpas Data for Årshjul i Solstrålediagram
Det er disse data, vi skal ændre og tilpasse, så diagrammet viser et årshjul i stedet.
Start med at tilpasse størrelsen på datatabellen, så du får bedre overblik; gør den smallere og højere. Start derefter i celle A2 med at skrive ”december”, i A3 skriver du ”november”, i A4 skriver du ”oktober” og fortsæt sådan indtil du har årets 12 måneder.
I kolonne B, ud for hver måned, skriver du ”Afdeling”. I kolonne C, ud for hver måned/afdeling skriver du ”Opgave” og i kolonne D, ud for hver måned/afdeling/opgave, skriver du ”30”. De resterende eksempeldata fra række 14 skal bare slettes. Resultatet skal se sådan ud:
Bemærk, at månederne skal stå i omvendt rækkefølge i tabellen for at blive vist i den rigtige rækkefølge i diagrammet, OG at serieværdien for hver måned skal være den samme. Her er brugt 30, da cirklen samlet er 360 grader, så hver måned udgør 30 grader. MEN tallet er ikke vigtigt, bare det er det samme for hver måned!
Du kan også se, at diagrammet i baggrunden er blevet opdateret og viser månederne inderst i cirklen, i urets retning. Ud for hver måned er der en afdeling og en opgave. Luk tabellen ved at klikke på Luk-krydset i øverste højre hjørne.
Tilpas diagramområdet, så det udfylder hele sliden, og ret eventuelt overskriften:
Tilføjelse af afdeling og justering af data
Vi skal tilføje en afdeling, så vi har både Afdeling 1 og Afdeling 2. Klik på diagrammet, så der aktiveres to ekstra faner i båndet øverst. Klik på Diagramdesign og klik herefter på knappen Rediger data:
Tabellen dukker nu frem igen. Du kan vælge, om du vil redigere data i selve tabellen eller klikke på knappen Rediger i Excel, så data kan redigeres i et Excel-ark. Dette har ingen betydning for PowerPoint-diagrammet, men det kan være praktisk, hvis data til diagrammet skal genereres ved hjælp af formler. Hvis du redigerer data i Excel, skal du blot lukke Excel, når du er færdig. Diagrammet i PowerPoint opdateres på samme måde som hvis du havde redigeret direkte i tabellen i PowerPoint.
Data i tabellen skal ændres, så der tilføjes 2 rækker hver måned – én til ”Afdeling 1” og én til ”Afdeling 2”. Der skal stadig stå ”Opgave” ved siden af hver afdeling, og værdien ved hver Opgave skal nu ændres til ”15” da hver måned stadig skal udgøre 30 grader:
Diagrammet ser nu sådan ud:
Tilføjelse af Opgaver og Dynamisk Justering af Data
Nu skal vi tilføje 2 opgaver pr. afdeling. For at gøre dette skal vi kalde tabellen frem igen ved at klikke på diagrammet, vælge fanen ’Diagramdesign’ og klikke på ’Rediger data’. Der skal nu tilføjes 2 rækker pr. måned og 2 opgaver pr. afdeling. Tabellen vil blive høj, så kun toppen og bunden vil blive vist her:
HUSK: Både måneder, afdelinger og opgaver står i omvendt rækkefølge for at blive vist i urets retning i diagrammet. Da hver afdeling har 2 opgaver – og der er 2 afdelinger pr. måned, skal hver måned nu fylde 4 rækker, og hver afdeling fylder 2, så hver opgave kan fylde 1 række. Værdien for hver opgave er nu sat til 7,5, da 30, som er hele månedens værdi, skal deles med 4. Diagrammet ser nu sådan ud:
Indtil videre er årshjulet meget symmetrisk opbygget – det skyldes, at alle måneder har to afdelinger, og alle afdelinger har to opgaver. Men sådan ser virkeligheden jo ikke altid ud. Vi kan ændre antallet af afdelinger pr. måned, og vi kan ændre antallet af opgaver pr. afdeling. Vi skal bare huske, at summen af tallene for hver måned altid skal være det samme, f.eks. 30. Det betyder, at hvis der tilføjes opgaver i en måned, så skal tallet pr. opgave reduceres tilsvarende. Lad os indsætte en ekstra opgave til Afdeling 2 i april. Opdater tabellen, så indholdet ser sådan ud for april:
Årshjulet opdateres og ser nu sådan ud for april:
Så de tre opgaver i Afdeling 2 giver værdien 15, og de to opgaver i Afdeling 1 giver også 15.
Der kan tilføjes og fjernes afdelinger og opgaver, men pas på ikke at få for mange, da der kun er plads på sliden, som svarer til ca. et A4-papir. Og husk fordelingen af værdier på opgaverne – både for hver måned OG for hver afdeling.
Du kan prøve at ændre sliden til A3 og zoome, så du får mere plads, men husk, at det påvirker HELE præsentationen, da man ikke kan ændre størrelsen på én slide.
Begrænsning af redigeringsmuligheder
Årshjulet er opbygget som et Solstrålediagram – og det har desværre nogle begrænsninger i forhold til redigeringsmulighederne:
- Man kan f.eks. ikke ændre bredden på de ”bånd”, som hjulet er opbygget af – her er de fordelt med 1/3 til hver.
- Man kan kun ændre farven på en hel måned (med afdelinger og opgaver), og derfor kan man ikke give de forskellige opgaver eller afdelinger forskellige farver i samme måned.
En sidste redigeringsmulighed, HVIS du ønsker plads til flere opgaver pr. måned og afdelingerne ikke er vigtige, er at undlade afdelingerne helt. Hvis du har fulgt guiden hertil, kan du bare slette hele kolonnen med afdelinger, slette den 3. opgave i april og tilpasse opgavenavnene og værdierne – eller blot undlade dem ved indtastning, så data-tabellen (toppen og bunden) ser sådan ud:
Og Årshjulet ser nu sådan ud:
Bliv bedre til PowerPoint
Vil du lære mere om PowerPoint og have tingene forklaret af en af vores PowerPoint-specialister, så har vi forskellige muligheder til dig:
- PowerPoint-kursus hos jer – kurserne afholdes med fysisk fremmøde.
- E-learning – Du kan tage et PowerPoint-kursus som et video kursus (E-learning). Kurserne kan tages, når det passer dig. Kurserne er lavet af vores egne instruktører og indeholder videolektioner med tilhørende øvelser. Har du spørgsmål undervejs, kan du altid ringe eller skrive til os.
Du kan også tilmelde dig vores nyhedsbrev og få gode tips og tricks til, hvordan du kan optimere din brug af PowerPoint og Microsoft 365. Du finder et link nederst på siden.
