Hvad er en Pivottabel?

En pivottabel er en dynamisk funktion i Excel, som på baggrund af selv store data ark let kan opsummerer og konkludere tendenser mv.
Udseendet er let at ændre på, og du kan let omrokere på dine visninger med et museklik, så du får et udseende af dine data dom passer til dit behov.

Pivottabeller er dermed en enkelt og let måde at få overblik over større dataark i Excel.

Normalt leveres data i lister bestående af kolonner, så man kan kombinere sortering og filtrering med opsummeringer såsom SUM, GENNEMSNIT, MINDSTE, STØRSTE og andre funktioner, men det kan være meget omstændeligt og tidskrævende at bearbejde større datamængder og stille det op på en effektiv og overskuelig måde, derfor er Pivottabeller en kærkommen løsning når vi taler om større datamængder, og uanset om du skal have overblik over omsætningen i virksomheden, sygegrafæret i de enkelte afdelinger eller bare se tendenser i dine data.

Ved at lægge data ind i en Pivottabel får vi mulighed for at opsummere rækkevis og kolonnevis, så selv kæmpestore datamængder kan opsummeres og stilles overskueligt op.

Der kan desuden grupperes og laves beregninger, som ville være meget tidskrævende og komplicerede uden brug af Pivottabeller.

Sidst men ikke mindst – giver Pivottabellen mulighed for at danne Pivotdiagrammer, grafiske modeller, som illustrerer størrelsessammenhænge, udviklinger og tendenser.

Hvordan laver man en Pivottabel?

Grundlaget for er at lave en pivottabel er, at du skal have et data grundlag som er struktureret. med struktureret menes, at dataene står kolonnevis med unikke overskrifter.
En pivottabel er faktisk ret let at lave, det største arbejde kan lægge i, at de data der skal indgå i pivottabellen er korrekte og præcise.

F.eks nytte det ikke noget hvis du har nogle varenavne stående, og de er tastet på forskellige måder, eller du er kommet til at lave foran eller efterstillet mellemrum i indtastningen af dataene.

Det skal siges, at ofte kommer dine data fra et system, men på et eller andet tidspunkt er de tastet ind i systemet, og er de tastet forkert her, så kan vi have lidt udfordringer.

Heldigvis kan man i Excel finde gode værktøjer til at rense sine data, brug først og fremmest funktionen der hedder “Tekst til kolonner”

Opret en pivottabel

Efter at have sikret sig, at datagrundlaget er sammenhængende og struktureret med overskrifter på alle kolonner, lader man markøren stå i en enkelt, tilfældig celle i området.
Herefter vælger man Indsæt fanen, og klikker på knappen Pivottabel, som ligger yderst til venstre.

I den følgende dialogboks accepterer man, at datagrundlaget er det markerede område, samt at Pivottabellen skal ligge på et nyt ark.

 

I venstre side af det nye ark findes Pivottabellen, og i højre side er Pivottabellens Feltliste. Desuden kommer to nye faner i Båndet: Analysér og Design.

Bemærk, at alle kolonneoverskrifterne fra datagrundlaget er listet som Felter i Feltlisten, under disse findes fire områder, hvor de ønskede felter trækkes til.

Det vigtigste felt er det felt, der skal opsummeres på, det vil sige beregnes. Dette felt trækkes til området Værdier, således at det bliver til et Værdifelt. Når man efterfølgende klikker på knappen, kan man vælge Værdifeltindstillinger og derved indstille feltet.

Det næste felt bør være et felt, man ønsker at se værdierne fordelt på. Dette felt trækkes til området Rækker, og så har man en Pivottabel.

Herefter kan tilføjes yderligere felter til Filtre, Kolonner, Rækker og Værdier. Det afhænger helt af, hvilken indfaldsvinkel man ønsker at anlægge.

 

Hvordan opdaterer man en Pivottabel?

Det er vigtigt at gøre sig klart, at Pivottabeller kun viser de data, der var aktuelle, da Pivottabellen blev oprettet.

Er der kommet nye eller ændrede data i datagrundlaget, skal Pivottabellen opdateres, det gøres nemmest ved at højreklikke et vilkårligt sted i Pivottabellen og vælge Opdater.
Er der oprettet flere Pivottabeller af det samme datagrundlag, vil alle Pivottabeller blive opdateret, når blot én af dem opdateres!

 

God fornøjelse 🙂