Hvad er arbejdsgange, hvad får man ud af at oprette styring af dem og hvad findes der af eksempler på effektive værktøjer til formålet?
Hvad er arbejdsgange?
En arbejdsgang er en skitse over den proces og rækkefølge af begivenheder, som en opgave kræver for at blive løst. Det kan være alt fra at lave en markedsundersøgelse til at producere et produkt. Arbejdsgange er en essentiel del af enhver virksomhed, og det er vigtigt at have styr på dem for at kunne maksimere produktiviteten og minimere spildtid.
Styring og organisering af arbejdsgange styrker virksomheders ansvarlighed fordi der bliver ført grundigt tilsyn med projekterne og arbejdsprocesserne. Det gør en virksomhed i stand til nemmere at danne et overblik over det arbejde der udføres i den, og på den måde have bedre mulighed for at måle styrker og svagheder, og ud fra det skabe optimering, forbedring og styring af forretningsgangen.
Nogle arbejdsgange er lettere at kortlægge end andre, og kan typisk kategoriseres under én af følgende 3 typer: proces, projekt og sag.
1. Procesarbejdsgange
Procesarbejdsgange er nemme at dokumentere og organisere. De kan skitseres fra første trin i processen, og har forudsigelige og standardiserede opgaver uden særlig meget variation. Processens opbygning og rækkefølge er altså standardiserede, og løsninger findes ud fra det.
2. Projektarbejdsgange
Projektarbejdsgange minder om procesarbejdsgange, men er en mere fleksibel arbejdsproces. De tilpasses i højere grad den enkelte opgave, frem for standardisering. Processens opbygning og rækkefølge afhænger altså af projektets individuelle krav.
3. Sagsarbejdsgange
Sagsarbejdsgange varierer i høj grad afhængigt af situationen og dens omstændigheder. Hvem har anmodet om sagen og hvorfor?
4 Projektstyringsværktøjer til styring af arbejdsgange
Ved styring af arbejdsgange sikrer man, at alle medarbejdere forstår hvilken rolle de spiller, og hvad der forventes af dem i en given proces. Det kan medvirke til at begrænse fejl og forbedre kvaliteten af det arbejde, der udføres.
Der findes flere softwareløsninger, der kan assistere med styring og organisering af arbejdsgange, såsom projektstyringsværktøjer og CRM-systemer. Det er vigtigt at finde en løsning, der passer til virksomhedens behov og størrelse. Vi vil kort præsentere 4 af de mest populære projektstyringsværktøjer her:
1. Slack
Slack er et effektivt værktøj til arbejdspladser der ønsker at optimere deres kommunikation og samarbejdsevne. Det er en såkaldt chat-app, der gør det muligt at sende beskeder, dokumenter og links i realtid. Slack har også en række integrerede funktioner, der gør det muligt at organisere arbejdsopgaver og arbejdsprocesser, samt holde styr på deadlines og møder. Desuden har du mulighed for at oprette forskellige kanaler/grupper og projekter/opgaver. Det er altså et værktøj der er rigtig smart for den interne koordinering.
2. Monday
Monday er et projektstyringsværktøj, der gør det muligt at visualisere og organisere arbejdsopgaver på en overskuelig måde. Det er en cloud-baseret platform, hvor man kan oprette projekter, opgaver og deadlines, og tildele dem til de relevante medarbejdere. Derudover har Monday.com en række funktioner, der gør det muligt at koordinere og samarbejde på tværs af teams, og som giver et samlet overblik over projektets status og fremdrift.
3. Microsoft Sharepoint
Microsoft Sharepoint er et populært projektstyringsværktøj, der hjælper med at organisere og dele dokumenter, opgaver og kalendere på tværs af teams og afdelinger. Det er en cloud-baseret platform, der giver mulighed for samarbejde og opdatering af informationer i realtid. Sharepoint har også en række integrerede funktioner, der gør det nemt at oprette workflows og styring af godkendelsesprocesser. Læs mere om Microsoft Sharepoint her.
4. Airtable
Airtable er et alsidigt projektstyringsværktøj, der kombinerer funktionaliteten af et regneark med et relationelt databaseprogram. Det gør det muligt at oprette og organisere opgaver, samarbejde med kolleger og holde styr på deadlines og opgaver på en overskuelig og letforståelig måde. Airtable er nemt at tilpasse til virksomhedens specifikke behov og krav, og kan integreres med en lang række andre værktøjer og programmer.
Se også: Digitale værktøjer: Kend disse 15 digitale værktøjer for at effektivisere din virksomhed.
Kurser til effektivisering af arbejdsgange
Vi har masser af spændende kurser der introducerer nogle af de digitale værktøjer der kan optimere og effektivisere din virksomhed.
Se også: Optimering af arbejdsprocesser – effektiviser din arbejdsplads
Desuden har vi et kursus i projektstyring, der giver dig den forretningsviden og uddannelse du har brug for som projektleder og ansvarlig for arbejdsgange i en virksomhed.
Du er også altid velkommen til at ringe til os på tlf. 7026 0930.